Einer der vielen Bereiche, in denen Atlassian-Produkte mit ihrer Flexibilität die notwendigen Prozesse abdecken können, ist das Personalmanagement, mit anderen Worten „HR“.

Egal, ob Sie Atlassian-Produkte in Ihrem Unternehmen einsetzen und deren Vorteile auf andere Teams ausweiten möchten, oder ob Sie ihnen noch nicht begegnet sind, müssen Sie wachsam sein. Wir haben ein HR-Paket vorbereitet – eine Lösung für die Verwaltung persönlicher Aktivitäten, die es einfacher macht:

• Registrieren Sie Arbeitssuchende und machen Sie den Auswahlprozess transparenter
• Beginn und Arbeitsende der Mitarbeiter – „Onboarding / Offboarding“
• Erstausbildung und schrittweise Schulungen der Mitarbeiter
• Erkennen und verbessern Sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter
• verschaffen sie sich einen umfassenden überblick durch verschiedene berichte und berichte.

In den folgenden Zeilen finden Sie eine kurze Beschreibung der Hauptfunktionen des HR-Pakets.

Ein HR-Modul auf einen Blick

Erfassung von Arbeitssuchenden und Einstellungsverfahren

Überall auf Ihrer Webseite kônnen Sie einen Link verôffentlichen, womit der Kandidat zu einem Formular weitergeleitet wird, damit kann er Interesse an der Stelle zeigen. Der Kandidat trägt die erforderlichen Daten ein und fügt einen Lebenslauf bei.

Nach dem Absenden des Formulars wird in Jira ein entsprechender Jira-Auftragsdatensatz erstellt. HR-Abteilungen werden automatisch per E-Mail über einen neuen Kandidaten informiert oder finden einen neuen Eintrag in der Gesamtkandidatenliste im Forum.

Der Aufgabenverwaltungsprozess (Personalauswahlprozess) hat mehrere Status. Beispiele sind „Manager Evaluation“ oder „Interview“, dh der Kandidat wird intern vom zuständigen Manager evaluiert oder der Kandidat wurde zu einem Interview eingeladen. Alle Statusänderungen werden im System aufgezeichnet.

Die Kommunikation zwischen dem Bewerber und der Personalabteilung erfolgt per E-Mail. Der Kandidat verwendet seinen E-Mail-Client. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung muss jedoch keine E-Mail-Box öffnen – klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche, um eine E-Mail an den Kandidaten zu schreiben.
Alle Mitteilungen, einschließlich der Antworten des Bewerbers, werden als Kommentare unter der entsprechenden Aufgabe aufgezeichnet

Zur Einhaltung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) kann die Personalabteilung die persönlichen Daten eines bestimmten Bewerbers mit einem Klick entfernen. Das Entfernen personenbezogener Daten erfolgt ebenfalls automatisch im Hintergrund – nach einem vordefinierten Zeitraum (z. B. sechs Monate). Die JIRA Aufgabe selbst wird nicht gelöscht (Statistiken sind von dieser Aktion nicht betroffen), sondern anonymisiert.

Wenn der Mitarbeiterauswahlprozess erfolgreich abgeschlossen wurde, schließt die Personalabteilung die Aufgabe, indem sie ihn akzeptiert. Selbstverständlich kann die Aufgabe auch durch Ablehnung abgeschlossen werden – sei es durch die Personalabteilung oder durch den Bewerber selbst.

Mitarbeiteranfang und verlassung der Arbeitstelle – „Onboarding / Offboarding“

Für jeden neuen Mitarbeiter werden automatisch ein Jira-Auftragsdatensatz und eine Confluence-Seite erstellt.

Auf der Confluence-Site kann der Mitarbeiter sein Profil ausfüllen, ein Foto hochladen usw. Außerdem findet der Mitarbeiter eine Liste seiner Schulungen – unabhängig davon, ob er seinen Abschluss gemacht hat oder noch wartet. Wir werden später mehr über das Training sprechen.

In Jira werden alle wichtigen Informationen über den Mitarbeiter erfasst – Name, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Vorgesetzter usw.
Hier sind auch 3 Datumangaben verzeichnet – wann der Arbeitnehmer bis zur Probezeit eine Beschäftigung aufnimmt und wann der Vollzeitjob beginnt. Diese Daten sind wichtig, da sie von der Automatisierung überschrieben werden. Der Status des Auftrags ändert sich automatisch und spiegelt die Beschäftigungsdauer wider. Schließlich ist alles verlinkt – so gelangen Sie mit einem Klick zur Confluence-Profilseite.

Wir wissen, dass es für neue Mitarbeiter viele Zugriffs- und Benutzerkonten gibt – deshalb haben wir eine Funktion eingerichtet, die diesen Vorgang erheblich vereinfacht.
Durch Klicken auf „Zugriffsanforderung“ werden Aufgaben für die zugewiesenen Kollegen generiert, sodass Sie nicht vergessen, Zugriffskonten einzurichten.
Natürlich ist es auch möglich, andere berufsbedingte Aufgaben zu erledigen, die sicherstellen, dass alles, was für den neuen Mitarbeiter erforderlich ist, im Voraus vorbereitet wird – ein Mobiltelefon, ein Laptop, ein Geschäftsauto oder eine kleinigkeit wie eine eigene Tasse . So können Sie Anfragen im Jira Service Desk generieren .

Es ist auch möglich, die Generierung von Skripten zu automatisieren, um LDAP (oder anderen Benutzerdatenbanken) einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen. Das Ergebnis der Aktion „Skripte generieren“ ist ein Skript, das vom LDAP-Administrator ausgeführt wird.

Für eine planmäßige Abreise eines Mitarbeiters an einem bestimmten Tag genügt es, das entsprechende Datumsfeld auszufüllen. Anschließend wechselt der Job an einem bestimmten Tag automatisch in einen Status, der auf ein abgeschlossenes Arbeitsverhältnis hinweist. Das Confluence-Profil wird archiviert.

Erstausbildung und schrittweise Schulungen der Mitarbeiter

Die Schulung neuer Mitarbeiter basiert auf LMS (Learning Management System) in Confluence – mehr zu diesem Thema wurde im folgendem Blog beschrieben Einfache Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern – E-Learning in Confluence
Kurz gesagt, Sie können in Confluence auf einfache Weise atemberaubende und klare Kurse erstellen. Es ist nicht erforderlich, ein eigenständiges LMS zu installieren oder mehrere Standortzusammenschlüsse in einem einzigen Schulungsprogramm zu kombinieren.

Alle internen oder externen Schulungen (eventuell unterschiedliche Ereignisse) ermöglichen es uns, das Jire-Paket als Jira-Aufgaben zu registrieren. Der Ort der Veranstaltung, das Datum, die Art der Veranstaltung und deren Kosten werden aufgezeichnet. Für die Veranstaltung wird automatisch die entsprechende Confluence-Seite erstellt – Schulungsunterlagen oder andere Informationen können hier hinzugefügt werden.
Die Veranstaltung hat Organisatoren (meistens Manager oder Vorgesetzte) benannt, die Teilnehmer (Teammitglieder, Abteilungen usw.) hinzufügen.

Events/Trainings haben auch ihren Status. Während des Registrierungsschlusses wird das sogenannte „EDU Task“ (Lernaufgabe) für jeden geplanten Teilnehmer. Wenn ein Mitarbeiter an einer Schulungssitzung teilnimmt, kann er die Schulungszeit oder eine Schulungsbewertung zu „EDU-Aufgabe“ veröffentlichen.

Wie oben erwähnt, alles ist miteinander verbunden – das heißt, die Personalabteilung sieht alle Schulungen des Mitarbeiters auf seiner Profilseite in Confluence oder in seiner Jira-Rolle.

Erfassung der Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter und deren Verbesserung

Für jeden Mitarbeiter ist es möglich, eine Karte seiner Fähigkeiten und Kenntnisse zu erstellen – wiederum in Form von einer Jira Aufgabe. Die Fähigkeiten verschiedener Charaktere werden aufgezeichnet – Sprache, Technik oder so genannte. Soft Skills.

Die vorhandene „Fähigkeitskarte“ kann vierteljährlich aktualisiert werden – die Historie wird gespeichert, sodass die Entwicklung von Fähigkeiten und Fertigkeiten verfolgt werden kann.

Umfassender Überblick durch verschiedene Berichte und Gutachten

Alle oben beschriebenen Daten können mit der eazyBI-Anwendung direkt in Jira analysiert und visualisiert werden. Dies gibt Ihnen einen Überblick:

• Bewerber für Stellen – Liste der Bewerber, Anzahl der Bewerber für verschiedene Stellen
  
• Informationen zu Veranstaltungen und Schulungen – Umfang der Schulungen, Preise, Schulungsliste, aggregiertes Feedback der Schulungsteilnehmer.
  
  
• Über die Mitarbeiter und ihre abgeschlossenen Schulungen – ob sie mindestens eine Schulung erhalten haben oder wie viele sie geplant haben
  
• Über die Gesamtzahl der Beschäftigten – nach Land und Art der Beschäftigung / Status…
  
• Mitarbeiterfähigkeiten und -verbesserungen
  

Schlussfolgerung

Das Paket ist vollständig konfigurierbar, sodass wir es an die Prozesse und Anforderungen Ihrer Personalabteilung anpassen können.

Wir haben das Paket auf der Grundlage der tatsächlichen Anforderungen eines unserer Industriekunden entwickelt. Der Kunde musste alle Schulungen seiner Mitarbeiter auf transparente Weise registrieren. Viele Mitarbeiter benötigten spezielle technische Schulungen und Umschulungen für ihre Arbeit. Daher haben wir eine Funktion hinzugefügt, die die relevanten Mitarbeiter im Voraus und die Personalabteilung über den bevorstehenden Ablauf des Zertifikats informiert.
Eine weitere Motivation war die Notwendigkeit, den Einstellungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen – von der Registrierung der Kandidaten über die Erstausbildung des eingestellten Personals bis hin zur Sicherstellung des Zugangs zu verschiedenen Systemen.
Schließlich musste der Kunde die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter aufgrund des effizienten Einsatzes von Humanressourcen detailliert erfassen.
Der Kunde ist ein multinationales Unternehmen und nutzt die von uns entwickelten HR-Paketfunktionen in Niederlassungen in mehreren Ländern.

Klingt für Sie das HR-Paket interessant? Möchten Sie mehr wissen?
Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

Samuel Titka, Atlassian konzultant