Blog
22. januára 2019 Peter Pešta

Automatizácia v systéme JIRA – šetrite svoj čas

Jira suite utilities sme odporučili klientovi, ktorého požiadavka bola, aby zmeny stavov rôznych úloh mohli robiť len určité skupiny zamestnancov, prípadne len užívatelia v určitej roli.

Systém JIRA si nemusíme asi bližšie predstavovať. Čo je ale prínosom pre firmy, ktoré systém JIRA už používajú? Nahradenie manuálnych úloh istou formou automatizmu s určitosťou patrí do skupiny želaných prvkov. Aké automatizmy je možné zapracovať, ktoré prinášajú želaný výsledok, ale hlavne, ktoré sú najčastejšie požadované našimi klientmi si môžeme priblížiť v nasledovných riadkoch.

Automatizácia ako prevencia

Automatizácia procesov a úloh má samozrejme svoju príčinu. Pritom hlavným prínosom často ani nie je úspora času, ale skôr odstránenie ľudského faktora ako príčiny chybovosti. Predsa len, komplikovanejšie úlohy so sebou prinášajú riziko chybovosti. Dáta majú čoraz väčšiu hodnotu pre firmy a chyby práve znižujú ich hodnotu. Z tohoto dôvodu je ich automatizácia viac ako len vítaná. Počítače a ich logika pracuje nie len rýchlejšie ako ľudská, no prekonáva ju hlavne v úlohe efektivity. Dostaňte viac zo svojho systému.

Pravidlá v automatizácii

V centre automatizácie sú pravidlá. Pravidlá sú spôsob, akým špecifikujeme a konfigurujeme správanie, ktoré požadujeme, sú úplne samostatné a definujú všetku potrebnú logiku. Sú tvorené komponentami, ktoré sú navzájom spojené. Tieto komponenty sa označujú ako reťazce pravidiel, pretože všetky komponenty sa postupne spracúvajú, jeden po druhom. Komponenty prichádzajú do troch rôznych odrôd: spúšťače, podmienky a akcie. Správanie spracovania rôznych druhov úloh týmto spôsobom naberá úplne nový obraz. Podmienky a kondície, ktoré musia byť splnené, aby úloha mohla pokračovať, už viac nemusia byt kontrolované pracne. Akcie (post funkcie), ktoré sa majú automaticky spúšťať pri prechode úlohy z jedného stavu do druhého. Naplniť pole, zmeniť zodpovednú osobu, odoslať správu, ale aj previesť komplikované výpočty už nie sú len zbožným želaním, ale stávajú sa realitou.

Ako na to?

Základné funkcie pokrýva aj samotný systém JIRA s jeho kondíciami, validátormi a post funkciami. Čo v prípade, ak ale požadujeme funkcionalitu, ktorá tam nie je od začiatku? V takom prípade siahame po riešeniach tretích strán. Jeden z najpoužívanejších spôsobov je inštalovaním takzvaných „add-onov“, alebo „appiek“. Ktorá je však tá správna? Potrebujem ich ozaj viac? Alebo nebodaj všetky? Určite nepotrebujeme všetky dostupné. Všetko záleží od typu požiadavky. Povieme si ale ktoré sú najčastejšie používané práve z pohľadu administrácie, a ktoré my ako skúsení Atlassian partneri používame.

JIRA suite utilities

Ako bolo už aj vyššie uvedené, úplne nová inštalácia systému JIRA má preddefinované a použiteľné funkcie. JIRA suite utilities ponúka dodatočné kondície, validátory a post-funkcie pre prácu s workflowom. JSU sme odporučili klientovi, ktorého požiadavka bola, aby zmeny stavov rôznych úloh mohli robiť len určité skupiny zamestnancov, prípadne len užívatelia v určitej roli. Takúto požiadavku na systém JIRA, ktorý je bez dodatočných rozšírení, nevieme naplniť. Rovnako bolo pre klienta dôležité mať určité polia povinne vyplnené. Úloha môže byť tým pádom uzavretá až vtedy, ak vedúci tímu finančných kontrolórov má všetky potrebné finančné ukazovatele od členov svojho tímu. V tomto prípade môžeme hovoriť o jednoduchších typoch automatizmu. Kontrola na báze užívateľa a jeho prislúchajúcej roli, kontrola na prítomnosť dát, atď. Vieme týmto štýlom ale aj skontrolovať správnosť dát?

JIRA workflow toolbox

Azda druhý najrozšírenejší add-on pre prácu s workflowmi. Ponúka širšiu skupinu funkcií a spĺňa komplikovanejšie požiadavky. Matematické výpočty, kalkulované matematické ale aj dátumové polia, či parsovanie poľa pre extrakciu dát nepredstavujú pre JWT žiaden problém. Rovnako nám pomáha aj presúvať informácie z hlavnej úlohy do podúlohy. Táto funkcionalita je vhodná pre potreby doplnenia informácii pre úlohy, ktoré sú priradené iným členom skupiny, na ktoré my nemáme dosah. Napríklad klient potreboval informovať finančných kontrolórov o stave projektu. Tak, ako samotný projektový manažér mal svoju úlohu (JIRA task), tak mal finančný kontroling svoju (sub-task). Pritom finančné údaje sa z hlavnej úlohy prenášali aj do podúlohy. Takýmto spôsobom spoločnosť zabezpečila, aby  finančný kontrolóri mali stále najnovšie údaje, ktoré potrebovali pre svoju prácu.

Scriptrunner

V tomto kroku si priblížme používanie asi najkomplexnejšieho add-onu z našej trojice. Scriptrunner už nepracuje vyslovene len s workflowom, aj keď podporuje veľa funkcionalít s ním spojených. Predsa, nie každý požadovaný automatizmus musí vyslovene súvisieť s workflowom. Niektoré automatizované úlohy vychádzajú z logiky, ktorá je založená na vlastnom riešení, ktoré môže byť pre každú spoločnosť individuálna. Už viac nehovoríme o šablónach, v ktorých sa zmenia premenné. Mechanizmy založené na spôsobe práce, zaužívaných procesov v organizácii, šité na mieru.

Za pomoci manuálne napísaných skriptov dokážeme verne pretransformovať prvky práce do procesu s nulovou chybovosťou. Komplexné a niekoľko úrovňové dátové sledy vyhotovené za zlomok času. Scriptrunner je s vyše 21.000 inštaláciami jeden z najrozšírenejších add-onov vo svete Atlassian, je to popredná sada nástrojov na automatizáciu a rozšírenie systému JIRA. Dôležitým komponentom je schopnosť čítať a editovať každé systémové pole. Kopírovať celý projekt, eskalačné servisy alebo masové operácie s úlohami (zmeniť stav stovkám úloh, ktoré už môžu byť archivované). Pridaním takéhoto druhu funkcionality do systému JIRA otvára dvere Vašim predstavám o fungovaní systému ako takého.

Mnoho klientov sa na nás obrátilo s požiadavkami, ktoré s čistou inštaláciou nebolo možné naplniť. V závislosti od komplexnosti požiadaviek Vám však vieme odporučiť, ktoré riešenie je pre Vás vhodné, a s ktorým rozšírením dokážete naplniť väčšinu vašich potrieb vo firme. Myslíte si, že Vám automatizácia dokáže ušetriť nie len čas, ale aj predísť komplikáciám s chybovosťou? Sme tu pre Vás, aby sme Vám odpovedali na Vaše otázky.

 

Peter Pešta

Atlassian konzultant

 

Podobné projekty