Základy reportingu v Jira

Reporting, inak povedané schopnosť zozbierania relevantných dát, ich transformácia a následné vyhodnotenie, je dnes neoddeliteľnou súčasťou každého podniku.
Rôzne zostavy či reporty umožňujú podrobnú analýzu kľúčových ukazovateľov výkonnosti (tzv. KPI = Key Performance Indicator).

Správne rozhodnutia, odvodené na základe vhodne zobrazených dát odzrkadľujúcich realitu, značne zvyšujú konkurencie schopnosť či efektivitu práce v podniku.
Neschopnosť vygenerovania potrebných reportov či ich nepresnosť môže vyústiť do nesprávnych rozhodnutí, a teda mať nepriaznivý vplyv.

Zber dát v Jira

Ak už plne využívate potenciál kolaboračného nástroja Jira (v akejkoľvek verzii – viac o verziách píšeme tu, iste viete, že zber relevantných dát nie je žiadny problém.
Ak iba uvažujete nad využívaním Jira nástroja vo vašom podniku, je pre vás dôležité vedieť, že zber dát je výsledkom vysokej flexibility definovania polí.

V JIRA je možné definovať polia (atribúty) určitého typu. Napríklad:

• Textové pole
• Číselné pole
• Dátumové pole
• Rozbaľovanie menu (single choice select list / multiple choice select list)
• Pole, v ktorom sa vyberá používateľ či skupina
• E-mail
• Radio buttons
• Check boxes
• URL pole
• … a mnoho, mnoho ďalších typov

Chýbajúci typ poľa je možné jednoducho pridať z Atlassian Marketplace. V prípade špecifických požiadaviek nie je zložité doprogramovať požadovaný typ poľa.
Definovanie typu poľa zjednodušuje reporting – používateľ vždy vyplní pole v požadovanom formáte. Nemôže sa teda stať, že jeden používateľ vpisuje text a druhý číslo do daného poľa.

Ďalšou výhodou JIRA nástroja je možnosť definovania vyskakovacích okien pri zbere dát. V určitých krokoch daného procesu používateľ vypĺňa iba určitú podmnožinu údajov.
Používateľ teda nie je „preťažený“ množstvom vyžadovaných dát, čo sa vo výsledku prejaví jeho zvýšenou efektivitou. Vyžadujú sa iba tie údaje, ktoré sú potrebné v danom kroku. Nič viac.

Nemenej dôležitá je možnosť definovania povinných a voliteľných polí. Povinné polia musia používatelia vyplniť, aby sa dalo pokračovať v procese. Týmto spôsobom je zaručené, že žiadne dôležité dáta nebudú chýbať.

V neposlednom rade, množstvo dôležitých dát je zbieraných automaticky. Ako príklad môžme uviesť zaznamenávanie zmeny stavov v určitom procese, či históriu zmeny údajov. Audit v Jira nástroji teda nie je problém.

Všetky vyššie spomenuté prednosti Jira nástroja zaručia zber kvalitných dát – dáta nie sú redundantné, sú v správnom formáte, sú úplné a nie sú zastaralé.

Transformácia dát a generovanie reportov

Vstavané „out-of-the-box“ reporty v Jira

Jira, či už vo verzii Core, Software alebo Service Desk, ponúka veľké množstvo vstavaných reportov.

Ak využívate Jira Software pri Agile vývoji aplikácií, môžete využiť vstavané reporty ako napríklad:

• Burndown Chart (pravdepodobnosť splnenia cieľa stanoveného pre daný „šprint“, množstvo zostatkovej práce)
• Sprint Report (množstvo ukončenej práce a práce, kt. sa odložila na neskôr/naspäť do backlog-u)
• Control Chart (dĺžka cyklov produktu, verzií či šprintov)
• Cumulative Flow Diagram (prehľad nad stavmi úloh v čase)
• Epic Report (postup práce)
• Epic Burndown (postup práce)
• Release Burndown (sleduje sa práca v súvislosti s plánovaným dátumom nasadenia danej verzie)
• Velocity Chart (vývoj schopnosti plnenia naplánovanej práce v šprintoch)
• Version Report (sleduje sa práca v súvislosti s plánovaným dátumom nasadenia danej verzie)
• … a množstvo ďalších

Príklad Burndown reportu.

Ak využívate Jira Service Desk napríklad pre ITSM či na komunikáciu s externými partnermi a zákazníkmi, môžete využiť nasledovné vstavané reporty:

• Workload (množstvo tiketov priradených na agentov)
• SLA goals (prehľad plnenia stanovených cieľov)
• Satisfaction (prehľad spokojnosti zákazníkov pri plnení ich požiadaviek)
• Created vs. resolved (množstvo vytvorených vs. vyriešených tiketov v čase)
• SLA met vs. breached (množstvo tiketov, v ktorých sa (ne)splnil stanovený cieľ (SLA))
• … a ďalšie

Ak využívate JIRA Core (platí aj pre Software a Service Desk) na podchytenie akéhokoľvek procesu vo vašom podniku, dostupné sú vstavané reporty:

• Average Age Report (vek úloh, kt. sú ešte nevyriešené – priemer pre Jira projekt či definovanú množinu úloh)
• Created vs. Resolved Issues (množstvo vytvorených vs. vyriešených úloh v čase)
• Pie Chart Report (koláčový graf – úlohy sú zoskupené podľa preddefinovaného atribútu)
• Recently Created Issues (prehľad nedávno vytvorených/vyriešených úloh)
• Resolution Time (prehľad nad množstvom času potrebného na vyriešenie množiny úloh)
• … a ďalšie

Viac informácií o vstavaných reportoch môžete nájsť v oficiálnej dokumentácii:

• Jira Software reporty: https://confluence.atlassian.com/jirasoftwareserver/reporting-939938675.html
• Jira Service Desk reporty: https://confluence.atlassian.com/servicedeskserver/setting-up-service-desk-reports-939926426.html
• Jira Core reporty: https://confluence.atlassian.com/jiracoreserver/reporting-939937651.html

Definovanie vlastných reportov v Jira

Okrem vstavaných reportov si používatelia môžu definovať vlastné pohľady na dáta v Jira – pomocou filtrov, násteniek (dashboardov) a gadgetov.

Príklad jednoduchého Jira filtra môže byť vyhľadanie všetkých nevyriešených úloh z určitého projektu (v špeciálnom jazyku JIRA Query Language, ktorý je však užívateľsky veľmi prívetivý). JQL by vyzeralo nasledovne:

Pre názornosť povedzme, že tento filter vráti zoznam 30tich úloh.

Príklad tzv. Jira gadgetu, ktorý zobrazuje výsledok filtra v určitej forme, môže byť „Issue Statistics“ gadget. Tento gadget zoskupuje úlohy podľa zvoleného atribútu. V našom príklade teda zoskupí všetky vyfiltrované úlohy podľa ich typu.

„Issue Statistics“ gadget.

Jira obsahuje veľké množstvo rôznych gadgetov – či už sú to tabuľky, grafy koláčové, čiarové alebo stĺpcové.

Používateľ si vie prednastaviť a uložiť viacero filtrov, ktoré následne zobrazí pomocou gadgetov na Jira dashboarde. Jira nástenky sa dajú zdielať, t.j. určitá skupina ľudí môže prichystať rôzne pohľady pre ostatných používateľov.
Jira dashboardy sa využívajú v každodennej práci. Pre používateľov ponúkajú nenahraditeľný pohľad na aktuálne dáta v Jira. Zvyčajne tu získajú prehľad o úlohách, čo sú im priradené, na ktorých musia pracovať a treba ich splniť do určitého dátumu.

Príklad Jira dashboard zobrazujúceho viacero Jira filtrov pomocou Jira gadgetov.

Podrobný opis všetkých dostupných Jira gadgetov, popis vytvárania Jira filtrov či Jira dashboardov ďaleko presahuje plánovaný obsah tohto blog-príspevku. Dotkli sme sa iba špičky ľadovca.

Zaujali vás možnosti reportingu v Jira? Radi by ste sa dozvedeli viac? Neváhajte nás kontaktovať

Samuel Titka

Atlassian konzultant

Ak Vás téma zaujala, pozrite si video na tému Agile reporty, kde sa dozviete ako report funguje.

Naše Atlassian riešenia