Facility Management – rýchlo a jednoducho v Jira

Čo je Facility Management?

Facility Management možno definovať ako nástroje a služby, ktoré podporujú funkčnosť, bezpečnosť a udržateľnosť budov, pozemkov, infraštruktúry a nehnuteľností. Každá firma ktorá spravuje nejaký typ majetku, vybavenia, nástrojov alebo napr. skladu, minimálne raz za čas využije nejaké postupy alebo vykonáva kroky na zabezpečenie ich funkčnosti, získanie aktuálneho prehľadu alebo dodanie nejakej služby v rámci štandardného používania. Podporuje alebo zvyšuje efektivitu dodávaných primárnych služieb firmy. Veľmi často ich možno kombinovať s inými procesmi alebo metodikou napr. s vedením skladového hospodárstva, Inventarizáciou majetku, Asset Managementu, servisnou činnosťou a pod.

Atlassian riešenia sú vhodnou platformou pre Facility Management

V EEA part of BIQ Group, Facility Management implementujeme v rámci nástrojov Atlassian. Tieto nástroje podporujú procesné aj prevádzkové potreby zákazníkov. Štandardnou súčasťou riešenia je CMDB/Asset Management Databáza Insight a implementácia procesu v nástroji Jira, ktorú je možné podporiť dokumentačnou základňou v Confluence.

Prečo zvoliť Jira pre Facility Management?

Jira vie poskytnúť riešenie a vniesť v tejto oblasti transparentnosť a zároveň merateľné výsledky porovnateľné v čase. Využitím nástroja Jira je možné zredukovať počet firemného softwaru a zabezpečiť lepšiu integráciu a následnú automatizáciu celej rady úkonov. Jira je univerzálnym nástrojom pre digitalizáciu a management firemných procesov.

Výborným doplnkom je aplikácia vyvinutá v spoločnosti EEA part of BiQ Group –  GeoData for Jira, nástroj ktorým viete vaše zadania zviditeľniť na mape. A prečo spomíname práve našu aplikáciu? Pretože keď dáta vidíte na mape, vidíte všetko oveľa jasnejšie. Ihneď máte prehľad o tom, ktoré oblasti sú najrušnejšie, môžete ľahko naplánovať cestu pre vášho zamestnanca v prípade servisných úkonov.

Vaše strategické rozhodnutia budú neporovnateľne efektívnejšie a dokonca môžete nájsť geografické spojitosti medzi rôznymi problémami a úlohami, s ktorými sa aktuálne zaoberáte. Navyše, vďaka vizualizácii dát šetríte vo firme čas a ďalšie cenné prostriedky.

Ponorme sa hlbšie do Facility manažmentu

Medzi štandardné témy Facility Managementu patrí vykonávanie údržby/revízií/odborných technických prehliadok, monitoring a riešenie výpadkov a porúch, záručný/pozáručný servis, činnosti súvisiace s PO (Požiarnou Ochranou) alebo BOZP (Bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci) a pod.

Facility Management je veľmi často naviazaný na zoznam majetku, na ktorý majú byť služby aplikované a na podporu servisným oddeleniam, ktoré služby Facility Managementu zaisťuje.

A čo znamená Facility Management v praxi?

Facility management môže obsahovať 3 hlavné kategórie:

• Incident Management
• Maintenance Management
• Services Management

Incident Management – riešenie mimoriadnych a akútnych udalostí

Incident Management je väčšinou spájaný s ICT (Informačnými a komunikačnými technológiami) a je teda väčšinou súčasťou ITSM (IT Service Management) riešenia. Objavuje sa však aj v iných odboroch napr. v doprave, riadení fyzickej bezpečnosti, riadení ľudských zdrojov, obchodných reťazcoch, riadení a budovaní stavieb a pod.

Od zákazníkov dodávajúcich ICT služby sú väčšinou vyžadované štandardy ITIL, COBIT alebo napr. ISO2700 a vzhľadom na ich blízky vzťah k IT technológiám a previazanie s ďalšími IT procesmi (Request Fullfiment, Configuration and Asset Management, Service Level Management, Problem Management, Service Delivery , Change management a pod.) je pre nich jednoduchšie implementovať Softvérové ​​nástroje pre ich podporu.

Pri nasadení Incident Managementu je vhodné sa inšpirovať a riadiť zavedenými štandardmi a overenými postupmi. Jedným z najrozšírenejších štandardov a štandardom, ktorý je od našich zákazníkov prevažne vyžadovaný, je ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ktorý vznikol ako súpis postupov a procesov z preverenej praxe IT odborníkov. Postupne sa vyvinul v celosvetový rámec pre IT procesy.

ITIL je akceptovaný na medzinárodnej úrovni, často vyžadovaný národnými regulátormi a má za sebou silné odborné certifikačné, znalostné a procesné zázemie. Jednou z hlavných výhod ITIL je, že striktne nenariaďuje ako má implementovaný proces vyzerať, mal by však spĺňať základné princípy a odporúčania. Byť zasadený do kontextu ostatných procesov. Rozsah implementácie sa potom dá jednoducho optimalizovať pre potreby zákazníka a predovšetkým jeho klientov/používateľov a tímov, ktoré sú zodpovedné za vyriešenie incidentu.

Incident je primárne využívaný na zaznamenanie a riešenie incidentov detekovaných na Objektoch, ktoré sú vedené v rámci Faclility Management.

Incidentmi môžu byť akékoľvek výpadky, poškodenia, havarijné udalosti a pod. Základne kroky v rámci Incident procesu by sme si mohli následne definovať ako:

• Initiate Incident
• Analyze (Standard) Incident
• Resolve Incident
• Close Incident
• Cancel Incident

Príklad procesu :

Maintenance Managment – pravidelná údržba vášho majetku

Je primárne využívaný na podporu procesov typu pravidelnej údržby na položke Facility Managementu vedeného v Insight.

V rámci Maintenance môžu byť riešené rôzne pravidelné činnosti typu Revízia, Údržba, Kontrola či iná pravidelná činnosť. Základne kroky v rámci Maintenance procesu by sme si mohli následne definovať ako:

• Initiate Maintenance Request
• Review Maintenance Request
• Approve Maintenance Request
• Execute Maintenance Request
• Close Maintenance Request
• Cancel Maintenance Request

Príklad procesu :

Services Management – servisné úkony na vašom majetku

Services sú taktiež využívané na zaznamenanie a riešenie incidentov detekovaných na Objektoch, ktoré sú vedené v rámci Faclility Management.

Services sa môžu ale líšiť od Incidentov krokmi v rámci procesu riešenia. Základne kroky v rámci Services procesu by sme si mohli následne definovať ako:

• • Initiate Service Request
  • Review Service Request
  • Approve Service Request
  • Resolve Service Request
  • Finalize Service Request
  • Close Service Request
  • Cancel Service Request

Príklad procesu :

Atlassian team EEA, part of BiQ Group