Facility Management – Success Story z banky

O tom čo je Facility Management si viac môžete prečítať v našom blogu.

Výzva od zákazníka pre nás – Facility Managment v Jira

Náš klient, ktorý už využíva Jira nástroj, sa nás opýtal, či je možné v Jira riešiť správu budov tzv. Facility Management. Konkrétne evidenciu zariadení akými sú brány, výťahy, klimatizácie a iné. Taktiež malo byť možné evidovať budovy, výrobcov a ďalšie informácie.

Procesne bolo treba pokryť dva procesy:

1. Riadenie pravidelných činností (revízie)
2. Riešenie požiadaviek, prípadne urgentných havárií, nahlásených pracovníkmi klienta.

Riešenie v Jira za pomoci Insight bola pre nás jasná voľba

Riešenia ktoré sme robili v minulosti – HR balíček pre špecialistov, Testing v nástroji Xray, a mnoho iných, nás utvrdzujú, že Jira je veľmi flexibilný nástroj. Dokáže pokryť náročné požiadavky klienta.

Taktiež výber zodpovedal týmto požiadavkám klienta:

• Využitie existujúceho nástroja Jira
• Vytvorenie prostredia pre Facility Management
• Centralizácia dát
• Finančne priaznivé – klient už mal všetky potrebné licencie, ako samotný Jira nástroj tak aj rozšírenia Jira, potrebné pri implementácii procesov.
• Používateľsky príjemné – nakoľko klient už Jira využíva pre iný proces (ITSM) ako zákaznícky portál, s ktorým majú dobré skúsenosti a dobrú odozvu od zamestnancov.
• Evidencia zariadení – zvolili sme Insight, rozšírenie nástroja Jira (viac na našom blogu: Insight – spravujte svoj majetok vo firme jednoducho), ktoré umožňuje evidovať objekty, či už sa jedná o IT zariadenia ako servery, aplikácie, či zariadenia z oblastí mimo IT, ako napríklad klimatizácie, elektrické zariadenia, budovy a iné.

Migrácia existujúcich dát do Insight z pôvodného systému

Podstatnou výhodou pre klienta je, že si spravuje dáta sám. Vytvára nové záznamy a upravuje existujúce záznamy priamo v Jira v aplikácii Insight.

• Migrácia dát bola klientom požadovaná iba pre objekty, nie pre historické požiadavky od zamestnancov.
• Import existujúcich objektov do nástroja Insight bol realizovaný za pomoci jeho vstavanej možnosti.
• Import dát sme zrealizovali cez CSV súbory a realizoval sa iba raz – v úvode pri nasadení riešenia.

Výhody využitia Jira u klienta

• Udržateľnosť – Klient dodnes využíva Jira nástroj pre riadenie rôznych procesov.
• Centralizácia dát – Facility Management, proces výstavby budov, ITSM, riadenie releasov, Test Management, riadenie vývoja a mnoho iných procesov v Jira.
• Napojenie na externé systémy, nakoľko Jira má rozsiahle integračné možnosti. Dnes v súvislosti s Facility Managementom nie je napojenie na externé systémy využívané. Práve však začína etapa vytvorenia prepojenia na systém dodávateľa, čo sa využije pri delegovaní úloh na externých partnerov a ich pracovníkov.

Budovanie riešenia sa realizovalo iteratíve. Výsledky a správne smerovanie sme overovali na spoločných workshopoch s klientom. Tento spôsob sa nám na projektoch už veľakrát osvedčil.

Úspešný výsledok

Výsledné riešenie spĺňa požiadavky klienta, ako využitie nástroja Jira a vytvorenie prostredia pre Facility Management za pomoci Insight.

• Klient eviduje vyše 70 typov objektov a ich podrobností: lokality – budovy – prevádzky pre zákazníkov klienta, sklady, kancelárie a miestnosti.
• Využíva aj evidenciu externých partnerov, pre delegovanie úloh na externých pracovníkov.

Úspešne sme implementovali procesy, ktoré pokrývajú tieto oblasti:

• Riadenie opakovaných pravidelných činností akými sú, revízie, generálne prehliadky zariadení a podobne.

→ V tomto prípade Jira automaticky vytvára úlohy pre vykonanie opakovanej činnosti na základe evidencie jej frekvencie a dátumu exspirácie poslednej revízie.

• Riadenie riešenia požiadaviek od zamestnancov, ktorí majú možnosť nahlasovať problémy so zariadeniami, ktoré využívajú v kanceláriách, zákazníckych priestoroch, skladoch atď.

→ Používateľsky príjemný portál Jira Service Management je miestom pre komunikáciu zadávateľa požiadavky s jej riešiteľom na strane správy budov.

V konečnom dôsledku riešenie v Jira prispieva ku

• Vyššej efektivite správy majetku zákazníka
• Rýchlejšej odozve pri riešení problémov a požiadaviek zamestnancov
• Prehľadnému evidovaniu objektov

Atlassian team EEA, part of BiQ Group