Blog
2. februára 2019 EEA s.r.o.

Insight – spravujte svoj majetok vo firme jednoducho

Insight môžeme charakterizovať ako „asset management tool“, alebo ako nástroj na správu majetkov. Čo všetko je ale možné považovať za majetok?

Prečo Insight?

Spoločnosti rastú, zvyšujú sa nároky na konkurencieschopnosť, zvyšuje sa počet klientov a ich požiadavky. Aby ich firmy dokázali napĺňať, často musia rozširovať svoje majetky. Mať k dispozícii viac prostriedkov, široké spektrum produktov alebo služieb, ktoré ale vyžadujú či už technické, alebo iné prostriedky. So zväčšujúcim sa počtom prostriedkov však stúpa neprehľadnosť všetkých prostriedkov a majetkov spoločnosti. Aké systémy, prostriedky, služby alebo majetky vo firme vlastne máme? Ako medzi sebou súvisia? Na všetky tieto otázky dokážeme odpovedať jedným slovom, „Insight“. Najrozšírenejšia a najčastejšie používana forma pre správu zdrojov.

Insight môžeme charakterizovať ako „asset management tool“, alebo ako nástroj na správu majetkov. Čo všetko je ale možné považovať za majetok? Počítače, telefóny, tlačiarne, vozidlá, pozície vo firme, zdroje, prevádzky, budovy, v skutočnosti, čokoľvek. Všetky zdroje, ktoré sú pre Vás v spoločnosti dôležité, o ktorých chcete alebo potrebujete mať prehľad. Všetky tieto zdroje sú v chápaní Insightu uložené ako objekty. Každý objekt má ale svoju vlastnú sadu vlastností. Počítač má svoje parametre, vozidlo má svoju ŠPZ, budova má svoju adresu a zamestnanec má svoju pozíciu, telefónne číslo a mailovú adresu. Ako je možné mať takto rozličné informácie o takom veľkom počte zdrojov na jednom mieste? Práve táto vlastnosť produktu Insight je jeho veľkou devízou.

Insight ako CMDB

Z angl. „Configuration management database“, akú to má ale úlohu vo firme? Mať jednotné miesto pre všetko vybavenie, ktoré je súčasťou podniku. Zamestnanec využíva pre svoju prácu notebook alebo telefón, jazdí na aute, na serveri sú nainštalované rôzne systémy, aplikácie alebo databázy, tie majú ďalej svoje licencie, o servery sa starajú konkrétne osoby, ktoré sú opäť členmi tímov. V takomto komplikovanom obraze je jednoduché stratiť prehľad o veškerých zdrojoch, ich vlastnostiach a nadväznostiach. Práve takýto neučesaný formát spracúva Insight a dáva Vašim prostriedkom formu, v ktorej sa rýchlo a jednoducho zorientujete. Vytváraním stromovitých štruktúr za pomoci nadväzností medzi jednotlivými objektami dostávame kompletný obraz o tom, ako sú na od seba závislé a aký dopad môže mať výpadok jedného z objektov.

Ako využívať Insight v praxi?

Aký účel má ale Insight v praxi? Na čo všetko ho môžete u Vás využiť? Od správy zamestnancov pre oddelenie ľudských zdrojov, správy Vaších klientov, internej infraštruktúry pre oddelenie IT, back office má možnosti spravovania majetku (vozový park a cestovné výkazy), vývojové oddelenie dokáže spravovať verzie softvérov. Asi niet odvetvia, ktoré by v systéme Insight nenašlo využitie. Z tohoto dôvodu sa na nás obrátil aj partner, ktorý sa dlhodobo snažil vyriešiť otázku spravovania svojej infraštruktúry a svojich vlastných zákazníkov. Pre nášho klienta bolo dôležité vidieť ako sa používajú ich vlastné prostriedky, nakoľko ich správa v exceli už nebola ani jednoduchá a ani prehľadná. Mnoho aplikácií, softvéru, licencií, sieťových prvkov, databáz a servisov, ktoré všetky bežali na rôznych serveroch, ktoré boli ďalej spravované rôznymi administrátormi.

Pre klienta bola vytvorená objektová schéma priamo na mieru. Keďže Insight podporuje vlastné typy objektov, boli sme schopní klientovi napasovať riešenie podľa potrieb. Každý objektový typ sa skladal z vlastnej sady atribútov, teda vlastností. Servery majú svoje IP adresy, miesto, host, status, FQDN, sériové číslo, model, výrobcu, technické parametre ako počet procesorov, objem pamäte RAM, operačný systém, súborový systém, ale aj informácie typu kedy bol server zakúpený, doba platnosti záruky alebo či sa jedná o fyzický alebo virtuálny systém. Počet serverov nie je obmedzený, preto si klient môže po zakúpení nového servera kedykoľvek pridať ďalší. Na každom serveri sú nainštalované iné aplikácie, ku každej je priradená licencia a jej doba platnosti. Rovnako boli k serverom priradené databázy, správcovia databáz a správcovia daných serverov.

Čo ešte ponúka Inisght?

Veľkou pridanou hodnotou pre klienta bola možnosť tlače takzvaných QR kódov, ktoré použili na tlačiarne. Po načítaní kódu bežným telefónom, sa zamestnancovi otvorila JIRA úloha, ktorá obsahovala detailné informácie o danej tlačiarni. Jej IP adresa, typ a výrobca. Takouto formou dokázali rýchlo identifikovať potrebu zakúpenia náhradných tonerov, keď sa práve minula farba v niektorej z nich. Rovnakú funkcionalitu preniesli aj na premietače a notebooky. Bez pracného hľadania majiteľa notebooku si potrebnú informáciu našli v systéme Insight.

Insight ako nástroj pre HR

Insight bol primárne aj navrhnutý za účelom spravovania majetku (prevažne IT majektu), no neobmedzené možnosti vytvárania schém, objektov a ich vlastností pomohla definovať aj požiadavky na vytvorenie jednoduchého HR  a CRM systému, ktoré si klient veľmi rýchlo osvojil. Pre správu vlastných zdrojov bola vytvorená šablóna zamestnancov, ktorá obsahovala nie len ich pozíciu vo firme a kontaktné údaje, ale aj prostriedky, ktoré im boli firmou zverené. Notebooky, monitory, telefóny prípadne aj vozidlá, ktoré rázom dostali svojho majiteľa. Na základe rôznych druhov nadväzností (napr. zamestnancovi bol priradený konkrétny notebook, monitor a telefón) sa v systéme Insight vytvoril obraz o každom zamestnancovi a všetkých jemu pridelených prostriedkov, pričom každý z prostriedkov mal vlastnú sadu doplnkových informácii (do kedy je v záruke, aké má parametre, atď). Pre potreby identifikácie potencionálnych riskov sa využívala risk analýza, teda vyvodenie dôsledkov v prípade výpadku jedného zo serverov. Aké aplikácie môžu byť postihnuté alebo nedostupné, dopady na interné alebo externé prostredie.

Insight a ServiceDesk

Spojením systémov JIRA ServiceDesk a Insight vznikla sústava veľmi silných nástrojov, ktoré spolu vynikajúco spolupracovali. Zamestnanci dostali nástroj, v ktorom dokázali efektívne pracovať, nahlasovať výpadky na vlastných alebo zdieľaných nástrojoch, pričom evidencia všetkých nahlásených výpadkov zostala zachovaná priamo v každom objekte. Zamestnaec zodpovedný za danú úlohu mal rýchly prístup k všetkým potrebným informáciám bez toho, aby o to musel zadávateľa žiadať. Aké parametre má daný notebook, aké aplikácie sú nainštalované, boli už v minulosti hlásené alebo riešené opravy alebo výmeny niektorých častí alebo komponentov. Viac o spojení týchto dvoch aplikácií sa vieme dočítať v nasledovnom blogu.

Ak vás otázka spravovania Vášho majetku zaujala a radi by ste sa o tom dozvedeli viac, sme pripravený Vám zodpovedať všetky Vaše otázky.

 

Peter Pešta

Atlassian konzultant

Podobné projekty