Mohlo by sa zdať, že kapacitné plánovanie a plánovanie ľudských zdrojov je jedno a to isté. Opak je však pravdou – sú to odlišné procesy s odlišnými výstupmi.
Napriek tomu, že ide o odlišné procesy, kapacitné plánovanie a plánovanie ľudských zdrojov spolu úzko súvisia a samostatne by nemohli existovať. Možno aj preto sa tieto pojmy často zamieňajú.

V dnešnom blogovom príspevku vám priblížime ako pomocou rozšírenia Tempo Planner možno pokryť tieto procesy v Jira Server.

Kapacitné plánovanie

Úlohou kapacitného plánovania je zodpovedanie otázok typu „Máme dostatok ľudských zdrojov s potrebnými schopnosťami na pokrytie zvoleného projektu/projektov?“

Kapacitné plánovanie sa nezaoberá individuálnymi zdrojmi, zameriava sa na úroveň schopností alebo tímov.

V konečnom dôsledku tento proces pomáha aj pri rozhodovaní, či je potrebné prijať nových zamestnancov a aké majú mať schopnosti, alebo či je nutné niektoré projekty odložiť, prípadne rovno zrušiť.

Keďže sa kapacitné plánovanie zameriava na tímy a schopnosti zamestnancov, je správne predpokladať, že pre potreby tohto procesu by dané entity mali existovať v Jira nástroji, a preto Tempo Planner umožňuje vytvoriť tímy zamestnancov.
Tímy môžu zodpovedať organizačnej štruktúre, môžu byť produktovo alebo projektovo orientované, prípadne môžu zodpovedať schopnostiam (rolám) zamestnancov.

Počas pridávania zamestnanca do tímu ho možno pridať do konkrétnej roly (ako napr. Developer, Tester, Solution Architect, Business Analyst, Project Manager, Scrum Master…).

Samozrejmosťou je možnosť priradiť zamestnancov do rôznych schém sviatkov či pracovného času (40h, 37,5h pracovný týždeň a podobne), tieto asociácie sa odzrkadlia v plánoch.

Vráťme sa však k podstate kapacitného plánovania. Ako teda pomocou Tempo Planner zistíme, či máme napríklad dostatok vývojárov pre náš nový projekt? Riešením je pohľad nad tímovou kapacitou, ktorý Tempo Planner ponúka:

Pre zvolený tím [A] a pohľad [B] (deň, týždeň, mesiac alebo kvartál) Tempo Planner zobrazí množstvo naplánovanej práce vs. pracovný čas pre každého člena tímu [C] a celkovo pre daný tím [D].
Oranžovo zvýraznené bunky umožnia rýchlu identifikáciu preplánovania zdrojov.

Alebo alternatívny pohľad – priame zobrazenie dostupnej kapacity vývojárov pre nasledovné týždne:

Plánovanie ľudských zdrojov

Jednou z úloh plánovania ľudských zdrojov, častokrát označovaného aj ako alokácia zamestnancov, je zodpovedanie otázky „Kto, kedy a na akom projekte pracuje?„.

Mnohokrát sa očakáva, že úlohou plánovania ľudských zdrojov je aj zistenie, čo konkrétne robí zamestnanec v daných projektoch. Toto je však mylná predstava – túto úlohu má projektové plánovanie.

Cieľom plánovania ľudských zdrojov je identifikovanie a alokácia konkrétnych zamestnancov, ktorí majú potrebné schopnosti pre splnenie cieľov zvolených projektov a zároveň nedôjde k ich preplánovaniu (alebo nevyužitiu).

Jednotlivé alokácie následne slúžia aj ako vstup do rôznych pohľadov, napríklad kapacitného plánovania, ktorý sme priblížili v predošlej kapitole.

Tempo Planner poskytuje pohľad aj pre plánovanie ľudských zdrojov, vyzerá nasledovne:

Pre zvolený tím [A] a časovú periódu/pohľad [B] Tempo Planner zobrazí pre každého člena tímu [C] alokácie pre jednotlivé dni v kalendárovom pohľade [D].
V prípade, že je množstvo naplánovanej práce na daný deň rovný pracovnému času, zobrazí sa zelená ikona . V opačnom prípade sa zobrazí oranžový alebo červený ukazovateľ, ktorý indikuje voľnú dostupnosť resp. preplánovanosť zamestnanca.

V tomto pohľade Tempo Planner zobrazuje aj voľnú dostupnosť pre zobrazené týždne [E] na základe zobrazených zamestnancov.
V neposlednom rade, pre každého zamestnanca je vypočítaná voľná dostupnosť [F] vo zvolenej časovej perióde [B]. Pre ďalšie podrobnosti stačí na túto hodnotu nadísť kurzorom myši a zobrazí sa celková dostupnosť, množstvo naplánovanej práce, či dokonca suma preplánovanosti z jednotlivých dní.

Namiesto zvolenia tímu [A] je možné filtrovať zamestnancov aj na základe príslušnosti k role alebo podľa mien zamestnancov.

Na úplné zodpovedanie otázky „Kto, kedy a na akom projekte pracuje?“ stačí už len pre konkrétneho zamestnanca „rozbaliť“ daný riadok [A] a na časovej osi sa zobrazia jednotlivé alokácie na úrovni projektov (či dokonca projektových úloh, ak sú nevyhnutné podrobnejšie alokácie v rámci projektu):

Ako alokovať zamestnanca pomocou Tempo Planner?

Alokovať zamestnanca možno viacerými spôsobmi (drag&drop štýlom alebo cez dialógové okno) a z rôznych pohľadov (pohľad plánovania zdrojov, priamo z otvorenej Jira úlohy alebo z pohľadu časovej osi daného tímu).
Pravdepodobne najviac využívaný spôsob je cez dialógové okno:

Alokovať zamestnanca sa dá na rôzne entity (Jira projekty, Jira úlohy či dokonca projektové komponenty alebo verzie), na jeden deň alebo na dni vo zvolenej perióde.
Plánovaný čas možno zadať ako počet hodín pre dni vo zvolenej perióde alebo ako celkový počet. V druhom spomenutom prípade sa čas rovnomerne rozloží na dni zadanej periódy.
Dokonca je možné zadať aj opakujúce sa alokácie – na týždennej, dvojtýždennej alebo mesačnej báze.

Medzi veľmi užitočné pokročilé funkcie Tempo Planner rozhodne patrí aj možnosť rozdelenia zadaného plánu vo zvolený deň (stačí podržať kláves Ctrl a kliknúť myšou na daný deň).
Pred rozdelením:

Po rozdelení v zadaný deň:

Ako ďalej?

Zaujala Vás táto téma? Chceli by ste efektívnejšie plánovať vo vašej organizácií?
Budeme radi, ak nás kontaktujete.

Radi Vám následne ukážeme ďalšie možnosti, ako napríklad nastavenie domovskej Jira nástenky, aby zobrazovala relevantnú agendu pre každého zamestnanca na aktuálny deň,

či ako vytvoriť podrobné reporty a dátové exporty nad alokáciami,

alebo ako prepojiť plánovanie s evidenciou dovoleniek a neprítomností, a prípadne inými procesmi, ktoré je taktiež možné pokryť v nástroji Jira – pre ilustráciu spomenieme manažment projektových rozpočtov, nábor a odchod zamestnancov, časové výkazy vykonanej práce (podklady pre fakturáciu) a mnoho iných oblastí.

Samual Titka

Atlassian konzultant