Blog
28. mája 2019 Samuel Titka

Všetko pre HR špecialistov v Jira? Áno!

HR balíček do Jira je plne konfigurovateľný, to znamená, že ho vieme ušiť na mieru, aby presne zapadal do procesov a potrieb HR oddelenia vo vašej firme.

Jednou z mnohých oblastí, kde Atlassian produkty svojou flexibilitou dokážu pokryť potrebné procesy, je oblasť personálneho manažmentu resp. manažmentu ľudských zdrojov – inak povedané „HR-ko“.

A teda, či už vo vašej firme využívate Atlassian produkty a radi by ste ich výhody použitia rozšírili aj na iné tímy, alebo ste sa s nimi ešte nestretli, zbystrite pozornosť. Prichystali sme HR balíček – riešenie pre riadenie personálnych aktivít, ktorý uľahčí:

  • evidovať uchádzačov o voľné pracovné pozície a sprehľadniť proces výberu zamestnancov
  • nástup a odchod zamestnancov – „Onboarding/Offboarding“
  • úvodné zaškolenie a postupné vzdelávanie zamestnancov
  • Eevidovať zručnosti a schopnosti zamestnancov a ich zlepšovanie
  • získať komplexný prehľad prostredníctvom rôznych zostáv a reportov.

V nasledujúcich riadkoch nájdete stručný popis hlavnej funkcionality HR balíčka.

Evidencia uchádzačov o voľné pracovné pozície a proces výberu zamestnancov


Kdekoľvek na vašej webovej stránke môžete umiestniť odkaz, ten uchádzača presmeruje na formulár, pomocou ktorého prejaví záujem o danú pracovnú pozíciu. Uchádzač vyplní požadované údaje a priloží životopis.

Po odoslaní formulára sa v Jira vytvorí príslušný záznam vo forme Jira úlohy. Pracovníci HR oddelenia sú automaticky upozornení emailom o novom uchádzačovi, prípadne nájdu nový záznam v celkovom prehľade uchádzačov na nástenke.

Proces riadenia úlohy (proces výberu zamestnancov) má viacero stavov. Príkladom sú stavy „Manager Evaluation“ či „Interview“, ktoré znamenajú, že daný uchádzač je interne vyhodnocovaný zodpovedným manažérom, prípadne, že uchádzač bol pozvaný na interview. Všetky zmeny stavov sú zaznamenané v systéme.

Komunikácia medzi uchádzačom a HR oddelením prebieha prostredníctvom emailov. Uchádzač využíva svojho emailového klienta. Zamestnanec z HR oddelenia však nemusí otvárať žiadnu emailovú schránku – pri potrebe zaslania emailu uchádzačovi mu stačí kliknúť na príslušné tlačidlo a napísať správu.
Všetka komunikácia vrátane odpovedí od uchádzača je zaznamenaná vo forme komentárov pod príslušnou úlohou.

V záujme spĺňania všeobecného nariadenia na ochranu osobných údajov (GDPR) má HR oddelenie možnosť odstrániť osobné údaje konkrétneho uchádzača jedným kliknutím. Odstránenie osobných údajov prebieha na pozadí aj automaticky – po uplynutí preddefinovanej periódy (napr. po šiestich mesiacoch). Samotná Jira úloha nie je vymazaná (štatistiky teda nie sú dotknuté touto akciou), je anonymizová.

V prípade úspešného ukončenia procesu výberu zamestnanca, pracovník HR oddelenia uzavrie úlohu akceptovaním. Samozrejme, úlohu možno uzavrieť aj zamietnutím – či už zo strany HR alebo samotného uchádzača.

Nástup a odchod zamestnancov – „Onboarding/Offboarding“


Pre každého nového zamestnanca je automaticky generovaný záznam vo forme Jira úlohy a vo forme Confluence stránky.

Na Confluence stránke si daný zamestnanec môže vyplniť svoj profil, nahrať fotografiu atď. Taktiež tu zamestnanec nájde zoznam svojich školení – či už tie, ktoré absolvoval alebo tie, čo ho ešte čakajú. Viac o školeniach si povieme neskôr.

V Jira úlohe sú evidované všetky dôležité informácie o zamestnancovi – meno, firemná emailová adresa, nadriadený, atď.
Tiež sú tu evidované 3 dátumy – kedy zamestnanec nastupuje do zamestnania, dokedy mú trvá skúšobná doba a kedy začína úväzok na dobu neurčitú. Tieto dátumy sú dôležité, pretože nad nimi beží automatizácia – stav úlohy sa automaticky mení a vyjadruje, aké obdobie pracovného pomeru práve prebieha. V neposlednom rade, všetko je prepojené – takže jedným kliknutím sa dá dostať na profilovú stránku v Confluence.

Vieme, že pri nástupe nových zamestnancov je mnoho úkonov týkajúcich sa prístupu a používateľských účtov – preto sme prichystali funkciu, ktorá výrazne uľahčuje tento proces.
Po kliknutí na možnosť „Access Request“ sa vygenerujú úlohy pre zadaných kolegov – aby sa nezabudlo na zriadenie prístupových účtov.
Samozrejme, pokryť je možné aj iné nevyhnutné úkony viažúce sa na pracovnú pozíciu, ktoré zabezpečia, že všetko potrebné bude pre nového zamestnanca vopred pripravené – mobilný telefón, notebook, firemný automobil či taká maličkosť akou je vlastná šálka (úsmev). Možno teda generovať požiadavky do Jira Service Desk.

Automatizovať je možné aj generovanie skriptov na pridanie nového zamestnanca do LDAPu (či iných používateľských databáz). Výsledok akcie „Generate Scripts“ je skript, ktorý stačí spustiť administrátorom LDAPu.

Pre plánovaný odchod zamestnanca k určitému dňu stačí vyplniť príslušné dátumové pole. Následne, v zadaný deň, sa úloha automaticky preklopí do stavu, ktorý označuje ukončený pracovný pomer. Profil v Confluence sa archivuje.

Úvodné zaškolenie a postupné vzdelávanie zamestnancov


Základom zaškolenia nových zamestnancov je LMS (Learning Management System) v Confluence – viac sme sa tejto téme venovali v blogovom príspevku Vzdelávanie zamestnancov jednoducho – e-learning v Confluence.
V skratke, sami si jednoducho vytvoríte úchvatné a prehľadné kurzy v rámci Confluence. Nie je potrebné inštalovať samostatný LMS alebo bojovať so zlučovaním viacerých stránok do jedného vzdelávacieho programu.

Všetky školenia (prípadne rôzne udalosti), či už sa jedná o interné alebo externé, umožňuje nami pripravený balíček evidovať v Jire vo forme Jira úloh. Eviduje sa miesto udalosti, dátum, typ tejto udalosti, jej náklady… Pre udalosť sa automaticky vytvorí aj príslušná stránka v Confluence – dajú sa sem pripojiť školiace materiály či rôzne iné informácie.
Udalosť má určených organizátorov (zväčša sú to manažéri či nadriadení), ktorí pridávajú účastníkov (členovia tímu, oddelenia atď.).

Udalosti/školenia majú tiež svoje stavy. Počas zatvorenia registrácie účastníkov sa automaticky vygeneruje tzv. „EDU Task“ (vzdelávacia úloha) pre každého plánovaného účastníka. V prípade, že sa zamestnanec zúčastnil školenia, na „EDU Task“ následne môže vykázať čas strávený na školení, prípadne odoslať hodnotenie daného školenia.

Ako sme už spomínali vyššie, všetko je prepojené – to znamená, že HR oddelenie vidí všetky školenia daného zamestnanca na jeho profilovej stránke v Confluence alebo v jeho Jira úlohe.

Evidovanie zručností a schopností zamestnancov a ich zlepšovanie


Pre každého zamestnanca možno vytvoriť kartu jeho schopností a znalostí – opäť vo forme Jira úlohy. Evidujú sa schopnosti rôzneho charakteru – jazykové, technické alebo tzv. soft skills.

Existujúcu „kartu schopností“ možno kvartálne aktualizovať – história sa uchováva, čiže možno sledovať vývoj v schopnostiach a zručnostiach.

Komplexný prehľad prostredníctvom rôznych zostáv a reportov


Všetky dáta, ktoré sme popísali vyššie, možno analyzovať a vizualizovať priamo v Jira pomocou aplikácie eazyBI. Získate tak prehľad:

  • O uchádzačoch o pracovné pozície – zoznam uchádzačov, počet uchádzačov na rôzne pozície…
  • O udalostiach a školeniach – množstvo školení, ceny, zoznam školení, agregovaný feedback od účastníkov školenia…

  • O zamestnancoch a nimi absolvovaných školeniach – či absolvovali aspoň jedno školenie, prípadne koľko ich mali naplánovaných…
  • O celkovom počte zamestnancov – podľa krajín a typu úväzku/stavu…
  • O schopnostiach zamestnancov a ich zlepšeniach…

Záver


Predstavený balíček je plne konfigurovateľný, to znamená, že ho vieme ušiť na mieru, aby presne zapadal do procesov a potrieb HR oddelenia vo vašej firme.

Balíček sme vyvíjali na základe reálnych požiadaviek jedného z našich klientov z priemyselnej sféry. Klient potreboval jednoduchým spôsobom transparentne evidovať všetky školenia svojich zamestnancov. Mnoho zamestnancov potrebovalo k svojej práci špeciálne technické školenia a preškolenia, preto sme pridali aj funkcionalitu, ktorá vopred notifikuje relevantných zamestnancov a HR oddelenie o blížiacej sa exspirácií certifikátov.
Ďalšou motiváciou bola potreba zjednodušiť a zrýchliť proces náboru nových zamestnancov – od samotnej evidencie uchádzačov až po úvodné zaškolenie prijatých zamestnancov a zabezpečenie prístupov do rôznych systémov.
V neposlednom rade, klient si vyžadoval podrobne evidovať schopnosti svojich zamestnancov z dôvodu efektívneho využívania ľudských zdrojov.
Klient je nadnárodná spoločnosť a nami vyvinutú funkcionalitu HR balíčka využívajú v pobočkách vo viacerých krajinách.

Zaujal vás HR balíček? Radi by ste sa dozvedeli viac?
Neváhajte nás kontaktovať.

 

Samuel Titka, Atlassian konzultant

Podobné projekty