Zvyšuje sa komplexnosť vášho programu alebo služieb? Potrebujete zjednotiť a zdieľať znalosti a skúsenosti v tíme? Nedokážete zaviesť jedno miesto, formát a štruktúru znalostí, postupov a rôznych článkov a dokumentácie?

Je čas hľadať vhodný nástroj pre riadenie znalostí.

S rozvojom tímu, zložitosťou a komplexnosťou programu vzniká potreba zjednotiť a zdieľať informácie a znalosti, ako aj spolupracovať na ich tvorbe a zabezpečiť aktuálnosť.

Confluence je jednou z prvých volieb (nielen) pre klientov s riešením od spoločnosti Atlassian. Slúži primárne na podporu spolupráce medzi tímami a jednotlivcami aj ako hlavné úložisko kritických a kľúčových dokumentov, znalostí a informácií.

V kombinácii s nástrojmi z portfólia produktov od spoločnosti Atlassian,  rozšíreniami (schémami, grafmi, diagramami, formátovaním a podobne) a s prepojením na systémy a riešenia tretích strán, (napríklad Google Analytics/Drive, MS Teams/Office 365 atď.) môže byť silným riešením pre bázu znalostí. Je využiteľný naprieč spoločnosťou, jej zákazníkmi i verejnosťou.

Prečo Confluence?

U nás v EEA, part of BiQ Group, používame Confluence pre svoju internú agendu aj pre svojich zákazníkov.

Slúži ako:

• priestor pre riadenie projektov a ich vstupy a výstupy,
• pre spoluprácu a vytváranie akceptačnej aj prevádzkovej dokumentácie medzi EEA a klientom,
• znalostný a dokumentačný priestor pre oddelenia obchodu, marketingu, financií, riadenia ľudských zdrojov, IT, konzultantov a architektov, ale aj pre vrcholový manažment,
• priestor pre ukladanie štandardov, udržiavanie postupov, vnútorných noriem, procesov a metodiky,
• osobný znalostný a dokumentačný priestor pre špecialistov, j externých zamestnancov a podobne.

Confluence je prvou voľbou pre používateľov produktov od spoločnosti Atlassian alebo pre klientov a používateľov, ktorí hľadajú rýchle riešenie pre zdieľanie a zaznamenávanie informácií alebo znalostí. (Pre spoločnosti s menej ako 10 používateľmi je k dispozícii aj bezplatná verzia v cloudovom riešení).

Umožňuje vytvárať pracovné oblasti s tematickým rozdelením obsahu a riadeným prístupom.

Disponuje tiež vlastnosťami, ktoré ponúkajú aktívne využívanie ako báza znalostí:

• Easy to Build (jednoduché vytváranie) – vytváranie článkov, štruktúra a rozloženie obsahu, formátovanie, duplikácia stránok, vytváranie šablón, pridávanie odkazov na obsah v Confluence a podobne, možnosť riešiť kliknutím alebo metódou Drag and Drop – cieľom je zabezpečiť maximálnu jednoduchosť pri úprave a správe,
• Easy to Share (ľahké zdieľanie) – e-mailové a on-screen notifikácie (komentáre, úpravy, menovanie kolegov/používateľov, sledovanie článkov a podobne). Riadený prístup s možnosťou anonymného alebo verejného režimu na úrovni Confluence alebo priestoru,
• Easy to Contribute (ľahké prispievanie) – pridávanie úloh, kalendár, paralelné úpravy, história úprav, historizácia verzií a podobne pomáhajú tímu spolupracovať pri tvorbe bázy znalostí,
• Easy to Search (ľahké vyhľadávanie) – plné textové vyhľadávanie s využitím atribútov článku/dokumentu/priestoru, náhľady a dashboardy, reporty na základe „labelov“ alebo vlastností stránky/článku,
• Easy to Manage (ľahká správa) – verzionovanie a história úprav, detekcia nového/aktualizovaného obsahu, vlastníctvo/riadenie prístupu, kópiovanie/presúvanie článkov v rámci Confluence/štruktúry, dashboardy a podobne umožňujú jednoduchú správu a vytváranie prehľadného a rýchlo dostupného obsahu,
• Extend by your needs (rozširujte podľa vašich potrieb) – využitie viac ako 500 rozšírení (platených alebo bezplatných) pre Confluence – rozšírenia formátovania a štýlov, schémy, reporty, exporty do vybraných typov dokumentov, integrácie so softvérom tretích strán, natívne integrácie s produktami od spoločnosti Atlassian (Jira, Insight a podobne) a ďalšie.

Confluence vs. Document Management Systems

Confluence je možné využívať aj ako základný systém na správu dokumentov (DMS). Spolu s nástrojmi používanými na riadenie procesov (napríklad Jira Software/Jira Software Management/Assets) môžete vytvoriť komplexný DMS na centralizáciu, riadenie a zdieľanie dokumentácie, článkov a iného typu obsahu, ako sú odkazy, rozcestníky dokumentácie či repozitáre pre vzdelávanie (školiace materiály, odkazy na vyhľadávanie obsahu a podobne).

Confluence nemá ambíciu nahradiť veľké systémy na správu dokumentov (DMS) a riešenia. Je však viac než dostatočný pre interné riadenie, centralizáciu a zdieľanie dokumentov a na splnenie väčšiny auditných/regulačných požiadaviek týkajúcich sa riadenia prístupov, logovania a verziovania úprav, štandardizácie a riadenia životného cyklu dokumentov.

Confluence ako DMS

Ako môžete využiť Confluecne ako DMS?

• Systém na správu obsahu dokumentu – vytváranie dokumentov/článkov, úpravy, formátovanie, šablóny, komentáre a spolupráca nad obsahom, exporty do známych formátov.
• Úložisko dokumentov – vyhľadávanie, štruktúrovaný obsah, unikátne identifikátory a štandardizované metadáta, tematické kontajnery, integrácia s externými úložiskami dokumentov a údajov (Google Drive, Office 365 atď.), rozcestník dokumentov, rozhranie API pre integráciu s tretími stranami a podobne.
• Riadenie životného cyklu dokumentu – v rámci Confluence a vhodných rozšírení alebo v spojení s Jira (ako systém na riadenie toku práce) a Assets (ako databáza na správu konfigurácie/aktív) je možné zaviesť riadenie a správu kompletného životného cyklu dokumentov/článkov/odkazov.
• Systém na úpravu dokumentu – riadenie prístupov a aktivácia rolí v systéme na úpravu, vytváranie, schvaľovanie, overovanie obsahu a formy, revízie, publikovanie a archiváciu jednotlivých článkov je možné riešiť nastavením riadiacich parametrov jednotlivých dokumentov a vytvorením dashboardov a implementáciou vhodnej metodológie, prípadne nadviazaním na Workflow  v JIRA.

Confluence ako centrálny nástroj na zdieľanie znalostí a informácií

Naši klienti využívajú Confluence v nespočetných variáciách a na rôzne účely:

• Customer/User services and support knowledge repository – návody, postupy samoobslužného servisu, informácie o produktoch a službách, pomoc pri pripojení k portálu služby na servisnú plochu (súčasť Jira Service Management), atď.,
• ITSM – báza znalostí pre procesy ITSM: Sprievodcovia pre vybavovanie požiadaviek, Sprievodcovia pre službu a podporu, Známe chyby, Články o riešení incidentov, Príručky pre zmeny, Grip karty a podobne,
• Norms/Guides – centrálne úložisko a portál pre interné normy a sprievodcov,
• Intranet – s využitím integrácie alebo doplnkových rozšírení (napríklad Refined) môže byť obsah v Confluence využívaný aj ako intranet,
• WIKI – zaznamenávanie a zdieľanie interných poznámok, postupov, komentárov, administrátorských a konfiguračných artefaktov atď.,
• Team Contribution – spolupráca a zdieľanie informácií a znalostí v rámci tímu v konkrétnej agende,
• Library – knižnica blogov, článkov, publikácií, odbornej aj literárnej tvorby atď.

… a mnoho ďalších.

Hľadáte rýchlo implementovateľný a jednoduchý nástroj na správu a riadenie znalostí pre váš tím? Kontaktujte nás!

Hubert Máša
Atlassian konzultant

Ak potrebujete pomoc od expertov so zavedením či nastavením Confluence, alebo poradiť ako ju čo najefektívnejšie využiť vo vašej firme, tak nás neváhajte kontaktovať.

Naše Atlassian riešenia