Prečo je Confluence tým správnym nástrojom pre vzdialenú tímovú spoluprácu

Za posledné roky sa práca na diaľku stala bežnou, efektívna komunikácia a spolupráca v tíme sa tak môže javiť ako výzva.

Confluence je prefektný nástroj (nielen) pre spoluprácu vzdialených tímov. Ponúka množstvo užitočných funkcií ako kolaboratívne úpravy, zdieľanie dokumentov či sledovanie a evidenciu úloh na jednom mieste.

V tomto blogovom príspevku vám priblížime prečo je Confluence tým správnym nástrojom pre vzdialenú prácu.

Efektívne zdieľanie vedomostí

Jedným zo základných pilierov tímovej spolupráce je rýchly prístup k informáciám pre každého člena tímu. Všetky relevantné informácie by mali byť ľahko dohľadateľné, dôsledne usporiadané a ľahko aktualizovateľné.

Toto všetko vie poskytnúť Confluence – Atlassian nástroj, slúžiaci ako centrálne úložisko dokumentácie. Jednotlivé dokumenty (tzv. Confluence stránky) možno logicky zoskupovať, hierarchicky usporiadať, prehľadávať, komentovať, zdieľať, schovávať či porovnávať s ich predošlými verziami.

Do Confluence možno dokonca nahrať ako prílohy súbory rôznych typov. Čiastočne tak Confluence môže nahradiť aj DMS (systém na správu dokumentov).

Samozrejmosťou je flexibilné riadenie oprávnení a prístupov k informáciám.

Efektívna spolupráca

Najvyšším stupňom produktívnej spolupráce je real-time úprava jedného a toho istého dokumentu. V rovnakom čase tak môžu viacerí členovia tímu prispievať do obsahu požiadaviek, zápisov stretnutí, zaznamenaní rozhodnutí, retrospektív a iných typov dokumentov. Používateľ vidí kurzor a vykonané zmeny jeho kolegov okamžite.

Používatelia môžu upravovať jeden a ten istý dokument. Postupné zmeny sú verziované, Confluence poskytuje možnosť porovnania verzií stránky a tak jednoducho prezerať prípadné zmeny.

Efektívna komunikácia

Alfou a omegou tímovej spolupráce je komunikácia.

Mnohokrát však nestačí vydiskutovať problém, nemenej dôležité je aj zaznamenať diskusiu pre prípadnú dodatočnú analýzu či prehodnotenie rozhodnutí. Pokiaľ prebieha komunikácia formou e-mailov, často sa stáva, že sa e-mailová reťaz pretrhne, niečo sa stratí alebo nie sú do komunikácie zahrnutí všetci relevantní zamestnanci.

S Confluence je veľmi jednoduché udržať transparentnú a dohľadateľnú komunikáciu. Umožňuje totiž pridávať komentáre pod jednotlivé stránky a dokonca poskytuje aj evidenciu tvz. inline komentárov, ktoré sa odkazujú na vyznačené časti textu v dokumente. Pripomienkovanie sa tak stane hrou.

Jednotlivé pripomienky možno ďalej komentovať, a neskôr, keď už je všetko prediskutované, danú pripomienku vyriešením archivovať.

Spôsob komunikácie pomocou komentárov prispieva k produktívnej a transparentnej vzdialenej spolupráci tímov ľudí, ktorí spoločne riešia úlohy či tvoria rôzne zdielané dokumenty.

Efektívne upozornenia a notifikácie

Samozrejmosťou sú e-mailové notifikácie na rôzne udalosti, ktoré sú pre používateľa relevantné. Príkladom môžu byť reakcie na jeho komentáre či príspevky, ale taktiež novinky z rôznych priestorov, ktoré daný používateľ sleduje či úpravy stránok inými používateľmi.

Používateľ sa môže rozhodnúť, ktoré informácie sú pre neho relevantné a na základe toho sledovať rôzne stránky či celé priestory (pozn. jedná sa o zoskupenie stránok). Žiadne dôležité informácie od kolegov či iných tímov mu neuniknú.

Okrem e-mailových notifikácií Confluence ponúka aj priamo v používateľskom rozhraní tzv. „In-App“ notifikácie. V princípe tak používateľ nemusí vôbec opustiť rozhranie Confluence a nič podstatné mu neunikne.

Efektívny personalizovaný prehľad noviniek, domovská obrazovka

Domovská obrazovka Confluence zjednodušuje používateľom každodennú prácu. Poskytuje rýchly prístup k nedávno rozpracovaným či zobrazeným stránkam a priestorom.

Zobrazované sú aj aktivity iných používateľov, členov tímu, a tak je jednoduché zostať informovaný o tom, čo sa deje naokolo.

Efektívna koordinácia

Koordinácia väčšieho tímu nie je triviálna úloha. Dvojnásobne to platí ak sú členovia tímu (alebo celé tímy) „rozlezení“ po mestách či krajinách a nevidia sa navzájom.

Riešením môžu byť tzv. tímové kalendáre v Confluence.

Tímové kalendáre umožňujú tímom na jednom mieste zobraziť naplánované udalosti z rôznych kalendárov. Udalosti môžu byť rôzneho charakteru, môžu to byť privátne udalosti, rôzne spoločné firemné akcie, dôležité termíny a podobne.

Confluence poskytuje užitočný prehľad – ktorý člen tímu má naplánovanú dovolenku, kedy má byť vydaná nová verzia produktu, v ktorý deň treba dodať identifikovanú prácu, či kedy je firemný večierok alebo školenie.

Ďalšie kľúčové vlastnosti:

• možno synchronizovať s Outlook, Google a Apple kalendármi
• možno importovať ICS, či prihlásiť sa na odber cez URL
• možno vytvárať vlastné typy udalostí
• každý používateľ si môže zvoliť, ktoré kalendáre sa mu majú zobrazovať a z ktorých bude notifikovaný
• možno integrovať s Jira – zobrazovať v kalendári Jira úlohy, ktoré majú nastavený Due Date na daný deň (prípadne iné dátumové polia)
• obsahuje makro pre vloženie relevantných kalendárov na Confluence stránku

Efektívna evidencia úloh a ich sledovanie

Práca na projekte, či už sa jedná o softvérové dielo, marketingový produkt, nasadenie nového výrobného procesu a podobne, si vyžaduje rozbitie práce na menšie čiastky – identifikovanie jednotlivých úloh.

Na to, aby projektový tím efektívne spolupracoval, je ideálne mať centrálne miesto, kde sa tieto úlohy budú registrovať, priraďovať a sledovať.

Confluence je dobrým miestom kde sa dané úlohy prvotne identifikujú a zaznačia. Často vo forme odrážok či tabuľky.

Nakoľko sa Confluence dokáže natívne integrovať s Atlassian nástrojom Jira, priamo zo zaznačených poznámok je možné vytvoriť Jira úlohy.

Jednoduchšie drobné činnosti Confluence umožňuje evidovať priamo na stránkach vo forme tzv. „Action Items“, ktoré jednoducho možno priradiť používateľom ich spomenutím a taktiež určiť termín vyriešenia zadaním dátumu. Action Item má podobu checkboxu, keď používateľ úlohu splní, jednoducho ju zaškrtne.

V profile si každý používateľ nájde prehľad ním vytvorených alebo jemu priradených takýchto úloh.