Aby mohl dobrý manažer úspěšně vést svůj tým ke kýženému výsledku, potřebuje mít k dispozici dostatek relevantních a přesných dat a informací. Jedním z nejúčinnějších nástrojů a pomocníků jsou pravidelné reporty. Ty umožňují průběžnou kontrolu a také včasné zásahy a případné úpravy vedoucí ke zdárnému cíli. Jelikož je často každý projekt jiný a má svá specifika, je nalezení nějakého univerzálního reportovacího klíče spíše z říše snů. Pokud ke své práci využíváte nástroj Jira, máte jako manažer po ruce hned několik možností k reportování. 

Správné nastavení atributů

Sběr potřebných dat a jejich následné vyhodnocení patří k základním kamenům úspěšného vedení ať už firmy, oddělení nebo jednoho či více projektů. Pouze na základě pravdivých, přesných a včasných údajů lze totiž učinit správné manažerské rozhodnutí, proto je objektivní reportování tak důležité. Pokud bude mít manažer k dispozici neúplné, nepřesné nebo dokonce žádné informace, jen těžko učiní správné kroky. 

Jira je díky svým širokým možnostem a vysokou přizpůsobivostí skvělým nástrojem pro reportování. A to jakákoliv jeho verze. Vždy se umí přizpůsobit vašim potřebám. Důležité je správné definování polí (atributů). 

Reportování nesmí překážet

Pokud však zjistíte, že by se vám nějaký jiný typ atributu hodil a v základním nastavení jej nenaleznete, snad si jej stáhnete z Atlassian Marketplace. Budou-li vaše požadavky a potřeby natolik specifické, že ani tam nenajdete to pravé, není složité podle přání doprogramovat vhodný typ pole. 

Pole se definují z důvodů zjednodušení reportování. To totiž nesmí překážet, musí to být opravdový sluha, který práci pomáhá, nesmí se z něj stát otravný bič nebo nenasytný polykač všemožných čísel. Pracovníci by pak jednoduše sklouzli k bezduchému krmení daty a následné analýzy by neměly ani hodnotu papíru, na kterém by byly vytištěné. 

Díky dobře definovaným atributům a jejich automatizované kontrole budou všichni vyplňovat potřebné údaje v jednotné formě a nemůže se tak například stát, že jeden pracovník vyplní pole textem a jeho kolega číslicí. 

Vedle toho si můžete v Jira nastavit vyskakovací okna, která se objeví ve chvíli, kdy se řeší nějaký dílčí úkol. Není tak třeba vyplňovat zbytečné věci, pouze ty, které jsou v danou chvíli relevantní. Nedochází tak k přetěžování uživatelů, což ve výsledku znamená i vyšší efektivitu práce. 

Podobně zajímavá je i možnost definování si, která pole je třeba vyplnit povinně, a která jsou volitelná. Jelikož se uživatel nedostane dál, aniž by povinné pole vyplnil, je databáze informací potřebných k analýze vždy kompletní. 

V neposlední řadě je potřeba zmínit, že velké množství důležitých dat je sbíráno automaticky. Jde například o zaznamenávání změny stavu v dílčím procesu nebo uchovávání historie změn údajů. Díky tomu je audit v nástroji Jira opravdu velmi snadný a uživatelsky velice komfortní. 

Srozumitelné a přehledné výstupy

Jira ve všech svých verzích nabízí mnoho vestavěných možností pro reportování. V případě Jira Software to jsou například: 

• Burndown Chart (ukazuje pravděpodobnost splnění stanoveného cíle, množství práce, která zbývá)
• Sprint Report (ukazuje objem ukončené práce a také úkoly odložené na později nebo nazpět do backlogu)
• Control Chart (délka produktových cyklů, verzí nebo sprintů)
• Cumulative Flow Diagram (přehled nad stavy úkolů v čase)
• Epic Report/Epic Burndown (sledování postupu prací)
• Release Burndown (sleduje postup prací v souvislosti s plánovaným datem nasazení verze, na níž se pracuje, do provozu)
• Velocity Chart (sledování vývoje schopnosti plnění naplánované práce)

A je toho ještě mnohem víc.

Pokud používáte Jira Service Desk třeba pro ITSM nebo komunikaci s externími partnery či zákazníky, můžete využívat mimo jiné i tyto vestavěné reporty: 

• Workload (množství ticketů přiřazených agentům)
• SLA goals (přehled plnění stanovených cílů)
• Satisfaction (přehled spokojenosti zákazníků s plněním jejich požadavků)
• Created vs. Resolved (sleduje množství vytvořených a vyřešených ticketů)
• SLA met vs. breached (sleduje množství ticketů, ve kterých byl/nebyl splněn cíl)

S nástrojem Jira Core (ale také Software a Service Desk), s nímž můžete podchytit jakýkoliv pracovní proces ve vaší firmě, máte vedle jiných k dispozici i tyto přednastavené reporty: 

• Average Age Report (stáří úkolů, které dosud nejsou vyřešené)
• Created vs Resolved Issues (objem vytvořených a vyřešených úkolů)
• Pie Chart Report (koláčová graf, v němž jsou úkoly seskupené podle předdefinovaného atributu)
• Recently Created Issues (přehled nedávno vytvořených/dokončených úkolů)
• Resolution Time (přehled času potřebného na vyřešení dané množiny úkolů

Definujte si vlastní reporty

Vedle toho, že můžete využívat přednastavené reporty, máte možnost definování vlastních reportů podle vašich specifik. K ruce máte různé nástěnky, gadgety a filtry, ať už jde o všemožné tabulky nebo grafy (koláčové, sloupcové, čárové). 

Všechno si nastavíte podle potřeby a výsledky se vám budou zobrazovat na nástěnce, kterou můžete sdílet s ostatními uživateli. Všichni zainteresovaní tak mají k ruce aktuální přehled o stavu projektu.

Složitější sestavy

To však ještě zdaleka není všechno. Zatím jsme si popsali základní a jednoduché možnosti, které nástroj Jira při reportování poskytuje. Ty v drtivé většině případů stačí pokrýt potřeby a očekávání, avšak mohou nastat situace, kdy musíme jít za hranice vestavěných funkcí. 

Uživatelé často využívají možnosti exportování dat pomocí připraveného Jira filtru do CSV souboru. Tato data následně transformují a vyhodnocují v běžných tabulkových editorech (například Excel) s pomocí kontingenčních tabulek, filtrování a koláčových nebo sloupcových grafů. 

Tento způsob však není ideální a často ani nepokryje všechny věci, které jsou potřeba. Vzniká několik verzí reportu, které různě kolují po e-mailech a riziko zkreslení rychle roste. Reportování pak ztrácí svou hlavní a nejdůležitější funkci. 

Standardní Jira reporty lze rozšířit o zajímavé přídavné komponenty, které vytváření složitých sestav a komplexních reportů velmi ulehčují. Například EazyBI poskytuje kompletní a centralizovaný reporting, pokud je většina údajů zahrnutá v reportu evidovaná v nástroji Jira. 

V případě, že reportovací sestavy vytváříte z dat, která pocházejí z různých zdrojů (nejen Jira), je dobré sáhnout po speciálním nástroji jako je třeba Tableau. S pomocí dedikovaných datových konektorů pak není problém importovat potřebná data z Jira do tohoto nástroje.

Správné nastavení reportů je pro úspěšné vedení projektů důležité směrem ke kolegům i nadřízeným. Průběžné sledování a korigování průběhu a plnění jednotlivých úkolů vede k úspěšnému dosažení cíle. Následné analýzy pak mohou nabídnout cestu ke zlepšení a zefektivnění pracovních procesů. 

Hlavní výhody nástroje Jira při reportování

• Operativní reporting, který slouží k řazení a vyhodnocování denních aktivit.
• Předdefinované reporty (Workload, Created vs. Resolved atp.)
• Projektový reporting, který ukazuje, jaké výstupy máme k dispozici pro reportování projektů.
• Manažerský reporting ukazující plnění cílů a celkový stav projektu.
• Možnosti vlastního nastavení podle individuálních potřeb.
• Možnost složitého reportování i ze zdrojů mimo nástroje Jira.

Ak Vás téma zaujala, pozrite si video na tému Agile reporty, kde sa dozviete ako report funguje.