Jira notifikácie – ako sa nechať správne notifikovať od Jiry

Denne používame zariadenia, ktoré nás upozorňujú na novinky, pripomienky, udalosti. Keď k tomu pripojíme maily či už firemné alebo súkromné, vznikne nám pekné množstvo informácií, ktoré chceme, alebo potrebujeme sledovať. Určite ste si položili otázku či sú všetky tie upozornenie potrebné a ako ich nejakým spôsobom vyselektovať. V našom blogu vám priblížime ako si nastaviť notifikácie v Jira aby ste nemali pocit, že vás obťažujú, ale aby vám pomohli v každodennom zhone.

Jira ako nástroj má možnosť posielať notifikácie o dôležitých udalostiach a o vaších úlohách. Aby ste nedostávali priveľa notifikácií a nezahlcovala sa vaša mailová schránka je potrebné dôsledne nastaviť jej pravidlá. V najbližších riadkoch si popíšeme používanie notifikácii v Jire.

Najbežnejším spôsobom ako manažovať notifikácie je použitím notifikačnej schémy, ktorá definuje kto dostane notifikáciu po uskutočnení zadefinovaných udalostí.

V notifikačnej schéme sa nachádzajú udalosti ako:

• Úloha vytvorená
• Úloha komentovaná
• Úloha priradená
• Úloha editovaná
• Pridaná príloha
• …

K jednotlivým týmto udalostiam môže administrátor pridávať príjemcov notifikácii. Príjemcovia môžu byť:

• Nahlasovateľ úlohy
• Konkrétna používateľská skupina
• Konkrétny jeden používateľ
• Aktuálne priradený
• Projektová rola
• …

Udalosti, ktoré sú spomenuté vyššie sú vstavané a Administrátor vie vytvoriť aj vlastné udalosti. V pracovnom postupe potom môže tieto udalosti vyvolať.

V notifikačnej schéme sa táto udalosť zobrazí a môže nastaviť príjemcov notifikácií po uskutočnení tejto udalosti (po vykonaní prechodu v pracovnom postupe kde bola táto udalosť vyvolaná).

Túto vlastnosť vieme využiť vtedy ak pri nastavení úlohy do stavu „V schvaľovaní“ notifikovať skupinu schvaľovateľov.

*Ak by vám tieto natívne notifikácie nepostačovali, existujú aj rozšírenia (napr. Jira Workflow Toolbox), ktoré nám umožňujú zasielať notifikáciu v rámci funkcií uverejnenia. V týchto notifikáciach vieme definovať aj text notifikácie.

Sledovatelia

Niekedy sú pre nás dôležité aj úlohy, ktoré nie sú nám priradené. Efektívny spôsob ako nestratiť prehľad čo sa v týchto úlohách deje je pridať sa v tých úlohách ako sledovateľ (watcher). Predvolené sledovatelia dostavajú notifikácie na všetky udalosti spomenuté v notifikačnej schéme.

Stať sa watcherom na úlohe je jednoduché – klikneme na „Začať sledovať túto úlohu“ (Start watching this issue)

Keď už nemáme záujem sledovať danú úlohu klikneme na text „Prestať sledovať túto úlohu“ (Stop watching issue)

Číslo pri texte reprezentuje počet sledovateľov a kliknutím na neho vidíme ich zoznam a vieme pridať alebo odobrať sledovateľov (na pridávanie odoberanie sledovateľov na úlohe treba oprávnenie od administrátora).

Informovanie Jira používateľa o úlohe

V Jira máte možnosť upozorniť aj ďalšieho Jira používateľa o úlohe pomocou zdieľania. Zdieľať môžete úlohy s Jira používateľom alebo stačí uviesť mailovú adresu kam sa má notifikácia poslať.

postup ako zdieľať:

1. otvorte si úlohu ktorú chcem zdieľať

2. kliknite na tlačidlo zdieľať (vpravo hore) alebo použite klávesovú skratku „S“

3. v dialógovom okne vyplňte mená Jira používateľov s ktorými chcete zdieľať, môžete doplniť vlastnú poznámku a kliknutím na tlačidlo „Zdieľať“ odošlete notifikáciu.

V notifikačnom maily je uvedené, kto úlohu zdieľal, poznámka zadaná používateľom ktorý zdieľal a link na zdieľanú úlohu.

Ďalším spôsobom ako dať najavo používateľovi že úloha je pre neho zaujíma je spomenúť ho v komentári. Tento používateľ bude následne notifikovaný. Týmto spôsobom sa vieme priamo v úlohe spýtať napríklad architekta čo si myslí o riešení. Spomenutie sa robí cez znak @ a po ňom začnete písať meno používateľa. Jira pomocou funkcie autocomplete pomáha s výberom správneho používateľa.

Periodická notifikácia na výsledok filtra

Jira nám umožňuje periodicky posielať zoznam úloh, ktoré vyhovujú určitým kritériam. V prvom kroku je potrebné dané úlohy vyfiltrovať, viac o filtrovaní nájdete: <<LINK na BLOG o vyhladavaní>>

Následne si môžeme nastaviť periodickú notifikáciu:

• je potrebná nastaviť príjemcov (skupinová alebo súkromná notifikácia)
• periodicitu notifkácie (napr. raz denne)

*Periodická notifikácia odosiela maximálne prvých 200 nájdených úloh.

Príkladom využitia periodickej notifkácie:

• každý pracovný deň ráno zasielať skupine interných zamestnancov mail s úlohami, ktoré majú byť dneska vyriešené (Due Date nastavený na dnes).
• zasielať Incident managerom zoznam incidentov s vysokou prioritou

V prípade otázok ohľadne nastavenia notifikácii z nástroja Jira nás neváhajte kontaktovať radi Vám poradíme s konfiguráciou.

Július Presinszky