Lepšia spolupráca zamestnancov: Úspešný príbeh implementácie Confluence

Úvodné úskalia

Spoločne, aj so samotným naším dlhoročným klientom z bankového prostredia, sme úspešne zaviedli do prevádzky Confluence – platformu pre spoluprácu pre jeho zamestnancov i celé interné tímy.

Pretože boli v úvode rôzne úskalia, radi by sme sa s vami podelili o zaujímavý príbeh, a ako inak, s dobrým koncom.

Získať rozpočet či rozhodné „Áno“ pre zavedenie nového nástroja do podniku je niekedy neľahká úloha.

Častokrát sú už zaužívané rôzne iné nástroje, ktoré môžu zdanlivo ponúkať podobnú funkcionalitu.

Nie je ničím neobvyklým mať vopred negatívny postoj k zmene, nech už sa jedná o akúkoľvek zmenu.

Nebolo to inak ani v tomto prípade.

V banke už boli dostupné pre zamestnancov rôzne nástroje, ktoré podporujú spoluprácu akými sú, napríklad, Microsoft SharePoint, Teams, OneDrive či OneNote.

Prirodzene, pri návrhu zavedenia ďalšieho nástroja pre spoluprácu panovalo mierne rozčarovanie a chýbala motivácia.

Ako sme získali podporu a nadšenie pre nový nástroj

Schválenie a získanie rozpočtu predchádzali mnohé stretnutia a mnohé interné prezentácie nástroja pre spoluprácu – Confluence. Kladné stanovisko tak bolo doslova „vydreté“. Zásluhu si v tomto prípade zaslúžia hlavne interní nadšenci Confluence, ktorí ho už predtým poznali z iného prostredia. Usilovne prezentovali hlavné výhody Confluence čo, povedzme si pravdu, nakoniec aj presvedčilo manažment, že sa jedná o dômyselný nástroj s dôrazom na zvýšenie produktivity a spolupráce medzi tímami a zamestnancami.

Keďže máme dlhoročné skúsenosti s nástrojmi od Atlassian, vrátane Confluence, klientovi sme poskytovali poradenstvo z oblastí licencovania, potrebnej infraštruktúry, konceptu nastavenia oprávnení a podobne.

Taktiež sme poskytovali súčinnosť pri inštalácii a prepojení Confluence s už používaným nástrojom Jira, ktorý sme zavádzali a spravujeme. Tento krok opäť posunul spoluprácu a možnosti Jira a Confluence na ďalšiu úroveň.

Confluence stránka stavu projektu s makrom úloh Jira (zdroj: Atlassian.com)

Klient pri zavádzaní Confluence postupoval obozretne, v úvode sa rozhodol pre zakúpenie menšieho počtu licencií (počet používateľov ktorí generujú obsah v Confluence/editorov) – 250 používateľov. Nakoľko je možné postupne navyšovať licencie, je toto racionálny krok.

Postupne sa Confluence dostával interne v banke do povedomia. Používatelia, ktorí v ňom pracovali a pripravovali rôzne stránky či dokumentáciu prichádzali s pozitívnou odozvou. Rozširovala sa používateľská základňa. Dochádzalo k výmene nápadov, tipov. Klient organizoval interné školenia a Q&A sedenia. Netrvalo dlho a bolo potrebné navýšiť počet licencovaných používateľov.

Keďže read-only prístup je možný, v prípade potreby, aj pre nelicencovaných používateľov, z Confluence sa postupne stalo miesto, kde bolo možné nájsť potrebné relevantné a aktuálne informácie z rôznych kútov banky.

V pravom slova zmysle sa z Confluence v rámci banky stávalo centrálne úložisko s aktuálnymi informáciami. Jedná sa tak o tzv. „single source of truth “ – jediný zdroj pravdy. Nebolo už potrebné sa prehrabávať rôznymi inými aplikáciami a dokumentami, sledovať ich verzie za účelom získania hľadanej informácie.

Ako to vyzerá dnes, po približne dvoch rokoch používania Confluence?

Z Confluence sa stal obľúbený nástroj, doslova je hitom medzi používateľmi. Medzi hlavné a často vyzdvihované výhody Confluence patria:

• Kolaboratívny editing → viacerí zamestnanci môžu súčasne pracovať na jednej Confluence stránke (dokument)
• Prepájanie stránok → krížové odkazy medzi stránkami, vytváranie hierarchií stránok, odkazovanie sa na iné stránky, vloženie obsahu z jednej stránky do druhej
• Jednoduché, premyslené rozhranie s intuitívnym správaním
• Flexibilné riadenie oprávnení
• Možnosť prikladania rôznych príloh a obrázkov do stránok
• Aktuálne informácie vždy po ruke → aktualizovanie stránok, evidencia zmien v čase, pokročilé vyhľadávanie

Klient sa taktiež rozhodol posunúť možnosti Confluence, a to doinštalovaním užitočných rozšírení, ktoré obohacujú tento nástroj o ďalšie balíčky funkcionalít. V tomto konkrétnom prípade sa jedná o nasledovné rozšírenia:

• draw.io Diagrams & Whiteboards – rozšírenie, ktoré umožňuje tvorbu rôznych diagramov priamo v Confluence
• Page Tree Visualization – nami vyvinuté rozšírenie do Confluence, ktoré dokáže automaticky vygenerovať diagramy a procesné mapy z Confluence stránok

Ukážka navigačného diagramu rozšírenia Page Tree Visualization

Zároveň sa však klient snaží o minimálnu customizáciu Confluence, čo značne zjednodušuje proces upgradovania Confluence, jeho správu či prípadný neskorší prechod do Cloudu.

V konečnom dôsledku tak možno hovoriť o jednoznačnom úspechu. Dnes má Confluence nášho klienta už 1300 licencovaných používateľov, pristupujú naň (read-only) aj ďalší nelicencovaní používatelia.

Výhody implementácie Confluence

Confluence je využitý naplno, je v ňom obsiahnutých mnoho oblastí. Pre zaujímavosť, jedná sa o nasledovné oblasti použitia:

• KB (báza znalostí) pre ITSM procesy (service desk/help desk) → evidencia známych chýb, manuálov a usmernení pre zamestnancov → aktívne prepojenie s Jira pri zadávaní požiadaviek či incidentov
• Rôzne tímy majú svoj tzv. Space (priestor) = miesto pre spoluprácu, tvorbu dokumentov
• Popis procesov vývoja, Agilných procesov
• Popis a dokumentácia biznisových požiadaviek
• Knižnica/dokumentácia k rôznych aplikáciám
• Kompletne zdokumentované IT procesy
• Dokumenty presunuté z MS SharePoint
• Rôzne interné smernice, školenia, náborové materiály/manuály

Máme radosť, že náš dlhoročný klient benefituje z používania online nástroja na spoluprácu Confluence, a že panuje spokojnosť s Confluence aj medzi samotnými používateľmi a zamestnancami.

Samuel Titka
Atlassian konzultant

Ak potrebujete pomoc od expertov so zavedením či nastavením Confluence, alebo poradiť ako ju čo najefektívnejšie využiť vo vašej firme, tak nás neváhajte kontaktovať.

Naše Atlassian riešenia