Blog
12. apríla 2021 EEA s.r.o.

5 dôvodov prečo používať systém Jira vo vašej firme

Nachádzate sa v situácii, kedy vám ostáva ohromujúce množstvo emailov a súborov, neprehľadnosť v akom stave je žiadosť, kde sa proces zasekol a kto je zodpovedný za jeho riešenie?

1. Znížte počet emailov

Poznáte to… na začiatku bol email. Potrebujete niečo zariadiť alebo získať prístup, či dokument, dáte dokopy pár údajov, spíšete to do mailu a odošlete ho na spracovanie. Nejaká dobrá duša alebo automat na druhej strane začne pripravovať potrebné podklady, skontroluje niekoľko tabuliek, odošle niekoľko ďalších mailov a čaká na schválenie. Často nasleduje ďalšie spracovanie dokumentov a zapracovanie nových dát do rôznych tabuliek, databáz a systémov. Jira dokáže automaticky informovať zainteresované osoby, prevádzať úkony v pozadí, posielať upozornenia a poskytuje priestor pre diskusiu zaznamenanú priamo v danej požiadavke (či už interne alebo navonok). Redukuje tak hlavne zdĺhavú emailovú komunikáciu a podáva prehľadné informácie o tom ako je požiadavka spracovávaná.

 

2. Získajte prehľad vo firemných procesoch

Nachádzate sa v situácii, kedy vám ostáva ohromujúce množstvo emailov a súborov, neprehľadnosť v akom stave je žiadosť, kde sa proces zasekol a kto je zodpovedný za jeho riešenie? Vaša požiadavka často spadne do nejakej mailovej schránky a čo sa deje ďalej vám pripomína pohľad do čiernej diery? S pribúdajúcim množstvom zamestnancov, rastie aj počet požiadaviek na spracovanie. Rôzne oddelenia majú rôzne procesy a často je potrebné zapojenie niekoľkých procesov z rôznych oddelení súčasne. Práve v tejto oblasti Jira a Confluence ponúkajú niekoľko možností riešení. Dokážu vniesť prehľad, transparentnosť a štatistiky jednotlivým procesom. Výsledkom riadenia procesov v systéme Jira sú aj spoľahlivé dáta, z ktorých je možné získať informácie o efektivite procesu a lepšie identifikovať miesta, kde je potrebné proces upraviť.

 

3. Sledujte ako fungujú vaše procesy

Na trhu môžeme pozorovať dnešný trend „data-driven company“. Tento trend sa točí okolo spracovávania veľkého množstva technických dát a získavania ich hodnoty. Cieľom je analyzovať a porovnať takto získané hodnoty, a následne ich interpretovať vo forme informácií, ktoré slúžia ako podklad pre lepšie rozhodovanie. Jira zastáva úlohu producenta dát, pretože zaznamenáva a ukladá veľké množstvo vstupov pričom výstupom môže byť tabuľka, graf alebo ich doplňujúce sa kombinácie vo forme nástenky (dashboard). Problémy využitia týchto informácií ale nastávajú pri nepresnom ručnom zadávaní a oneskorenom zbere dát. Preto je kľúčová správne navrhnutá architektúra v Jira na základe definovaného problému zákazníka, s čím vám radi pomôžu naši skúsení konzultanti.

 

4. Hľadáte jednoduché užívateľské prostredie?

Aj napriek robustnosti a bohatým možnostiam systémov Jira a Confluence, ponúkajú oba jednoduché a intuitívne užívateľské prostredie.  Aké kvalitné dáta získame a aké výsledky z nich budeme prezentovať, záleží ale hlavne na správnom vyplnení údajov a na tom, že dáta ktoré sledujeme, nám poskytujú odpovede na naše business otázky. Okrem návrhu a implementácie riešenia, poskytujeme aj školenia užívateľov, aby ste mali istotu, že všetci vedia, ako tento ekosystém obsluhovať.

 

5. Máte špecifické požiadavky?

Jiru vám dokážeme prispôsobiť presne na mieru vaším požiadavkám. Jedným z komplexných riešení, ktoré sme vyvinuli, je HR modul v Jira, ktorý rieši evidenciu uchádzačov, onboarding/offboarding, vzdelávanie a mnoho ďalších aktivít (Chcem zistiť viac o HR module). Okrem toho je možné upgradovať aj na riešenie pomocou Jira Service Management, ktorý zvládne viesť spracovanie incidentov, žiadostí o dovolenky, objednávanie a opravy firemného hardware alebo prípravu zmluvy s klientom. V Confluence, ktorá vie slúžiť ako intranet (Chcem zistiť viac o Confluence ako intranet), môže byť dokumentácia jednotlivých procesov a ich vzájomných prepojení zaznamenaná v prehľadnej info-grafike s použitím jednoduchého doplnku pre Confluence (Page Tree as Process Map for Confluence). Vďaka využitiu funkcií doplnku Insight, je vytvorenie a udržiavanie interných databáz pomerne jednoduchá klikačka, pričom zvládne spracovať veľké množstvo dát a má takmer nekonečné možnosti škálovania. Ďalšou z výhod je aj možnosť integrácie a prezentovanie dát v iných analytických systémoch, ako napríklad Google Sheets, Google Data Studio, Looker, Power BI, Tableau, SAS a mnoho ďalších (Chcem zistiť viac o Jire a využití dát).

Jira v kocke…

Pokiaľ chcete aby vaša firma fungovala efektívne, je nevyhnutné aby ste mali prehľad a kontrolu nad internými procesmi. Jira vie poskytnúť riešenie a vniesť v tejto oblasti transparentnosť a zároveň merateľné výsledky porovnateľné v čase. Využitím systémov Jira a Confluence je možné zredukovať počet firemného softwaru a zabezpečiť lepšiu integráciu a následnú automatizáciu celej rady úkonov. Či už chcete zlepšiť fungovanie vašich HR procesov alebo získať prehľad nad stavom požiadaviek na vašom IT oddelení, prípadne sledovať stav spracovania faktúr na finančnom oddelení… Jira, či už samotná alebo v kombinácií s Confluence, je univerzálnym nástrojom pre digitalizáciu a management firemných procesov, vhodná ako pre developerské tímy, tak pre tímy, ktoré zabezpečujú support a operatívu (HR, IT/ICT, Legal, Finance, Facilities a mnoho ďalších).

  • jednoduché užívateľské prostredie
  • transparentnosť a zodpovednosť
  • evidencia a sledovanie práce na jednom mieste
  • generovanie cenných dát o fungovaní interných procesov firmy
  • interaktívne dashboardy
  • real-time reportovanie
  • možnosť vytvorenia workflow na mieru
  • k dispozícii množstvo doplnkov na Atlassian Marketplace
  • integrácie s ostatnými systémami (či už z produktovej rady Atlassian alebo programy tretích strán)
Podobné projekty